Für jeden Benutzer von ALLRIS net gelten bestimmte Rechte zur Einsicht in Vorgänge/Dokumente (z.B. Tagesordnungen von Sitzungen, Beschlussvorlagen, Beschlüsse). Wie erklären sich diese Rechte?
Während seines Lebenslaufs durchläuft ein Vorgang oder Dokument verschiedene Abschnitte. Typischen Abschnitten ist jeweils ein Status zugeordnet. Beispiele:
Die Anzeige eines Dokuments hängt zunächst davon ab, welchen Status der zugehörige Vorgang oder das Dokument selbst erreicht haben.
Daneben gelten für jeden Vorgang und jedes Dokument ein sogenannter Öffentlichkeitsstatus (allgemein) und ein WWW-Status (Öffentlichkeitsstatus aus Sicht von Benutzern, die über das Internet zugreifen). Bis auf seltene Ausnahmen werden beide Werte gleich sein, und im Folgenden wird vereinfachend nur noch vom Öffentlichkeitsstatus eines Vorgangs gesprochen.
Ein Öffentlichkeitsstatus kann folgende Werte annehmen:
Bevor die Wirkung dieser Werte erläutert wird, muß zunächst noch das Konzept einer sogenannten Benutzerrolle erläutert werden, das von tragender Bedeutung für die Ermittlung von Zugriffsrechten ist.
Die Zusammarbeit von Menschen vollzieht sich als eine Art Rollenspiel. Jeder Beteiligte spielt im Laufe eines Tages nacheinander, manchmal sogar gleichzeitig mehrere Rollen:
Eine Rolle ist durch eine Summe von Aufgaben und den damit zusammenhängenden Rechten und Pflichten definiert. Diese Rechte sind meist nicht an einer bestimmten Person festgemacht sondern auf die jeweilige Rolle = (Arbeits-)Aufgabe bezogen. Eine Verwaltung von Benutzerrechten orientiert sich deshalb sinnvollerweise an den aus der Aufgabenverteilung resultierenden Benutzerrollen.
Die für die Umsetzung des Rollenkonzepts im Rathaus zuständigen Bearbeiter haben solch ein Rollengerüst konkret auf die Aufgaben im Rathaus zugeschnitten und anschließend niedergelegt,
Daraus leitet sich letztlich ab, welche konkrete Person, welchen konkreten Vorgang einsehen darf.
Beispiele für Rechte einer Rolle:
Herr Allwetter, Mitarbeiter des Bauamts, darf solche Vorlagen daher sehen.
Ein Benutzer kann mehreren Rollen zugeordnet sein und damit die Summe aller Rechte genießen, die sich kumulativ aus allen seinen Rollen ergeben.
Detaillierte Angaben zur konkreten Rollensystematik Ihres Hauses können Sie bei den für die Rechteverwaltung zuständigen Mitarbeitern erfragen. Die Rollenverteilung in ALLRIS / ALLRIS net sollte durch diese Mitarbeiter praktischerweise so organisiert werden, daß sie die Geschäftsverteilung im Hause 1:1 abbildet.
Daneben gibt es in ALLRIS net einige standardisierte und deshalb vordefinierte Regeln, die im Folgenden erläutert werden sollen.
Jedermann hat das Recht der Einsichtnahme.
Für öffentliche Sachverhalte hat jedermann das Recht der Einsichtnahme. Für nichtöffentliche Sachverhalte ist zur Einsichtnahme nur berechtigt, wen seine nichtöffentliche oder vertrauliche Rolle dazu berechtigt.
Beachten Sie bitte eine Besonderheit solcher gemischt öffentlich/nichtöffentlichen Sachverhalte: In tabellarischen Übersichten werden diejenigen nichtöffentlichen Inhalte zeilenweise als "(nicht öffentlich)" gekennzeichnet, für die der Benutzer nicht einsichtsberechtigt ist (möglicherweise die Betreffs einzelner Tagesordnungspunkte). Eine solche zeilenweise Differenzierung ist bei der Anzeige vorher erstellter Dokumente (z.B. Word-Dokument der Tagesordnung) nicht möglich. Ein solches Dokument würde im Ganzen dann nicht angezeigt, wenn der Benutzer mindestens "eine Zeile" daraus nicht sehen dürfte.
Für nichtöffentliche Sachverhalte ist zur Einsichtnahme nur berechtigt, wen seine nichtöffentliche oder vertrauliche Rolle dazu berechtigt.
Für vertrauliche Sachverhalte ist zur Einsichtnahme nur berechtigt, wen seine vertrauliche Rolle dazu berechtigt.
Niemand ist zur Einsichtnahme mittels ALLRIS net berechtigt. (Es handelt sich hierbei in der Regel um Vorgänge/Dokumente, die nur hausintern nicht jedoch auf einem Webserver abgebildet werden sollen.)
Beachten Sie bitte, daß eine bestimmte nichtöffentliche Rolle ("Mitarbeiter Bauamt mit Recht zur Einsicht in nichtöffentliche Sachverhalte") nicht automatisch zu Einsichtnahme in beliebige (nicht mit dem Bauamt zusammenhängende) nichtöffentliche Sachverhalte berechtigt - das Recht der nichtöffentlichen Einsichtnahme ist immer nur an die Vorgänge/Dokumente gebunden, die im Zusammenhang mit der Arbeitsaufgabe (Rollenkontext) stehen.
Für ein aus einer Rolle resultierendes Recht gibt es ein gewisses Umfeld (einen Kontext), in dem dieses Recht gilt. Neben den dazu in ALLRIS gebotenen freien Konfigurationsmöglichkeiten gibt es vordefinierte feste Regeln für diesen Kontext. Einige repräsentative Beispiele seien dazu aufgezeigt:
Eine Reihe weiterer solcher Grundeinstellungen können bei Bedarf in einer detaillierteren Dokumentation der Zugriffsrechte nachgelesen werden.
ALLRIS net merkt sich die für einen Benutzer einmal ermittelten Zugriffsrechte auf Vorgänge und kann sich dadurch wiederholte Prüfungen ersparen - wodurch ein schnelleres Arbeiten möglich wird.
Zu einem geeigneten Zeitpunkt muß eine erneute Prüfung erfolgen, da sich durch den Bearbeitungsfortschritt von Dokumenten auch neue Rechte ergeben können und somit ursprünglich nicht sichtbare Vorgänge damit sichtbar werden.
Eine erneute Prüfung erfolgt in ALLRIS net immer dann, wenn sich ein Benutzer erneut anmeldet (Amtsinfo, Ratsinfo) bzw. wenn ein neuer Besucher ALLRIS net aufruft, nachdem 20 Minuten lang kein Besucher Seiten in ALLRIS net aufgerufen hat (Bürgerinfo).
Benutzer von Amtsinfo/Ratsinfo können also eine erneute Prüfung der Zugriffsrechte "erzwingen", indem sie sich abmelden und erneut anmelden. Im Bürgerinformationssystem erfolgt die erneute Prüfung automatisch in besuchsschwachen Zeiten oder kann im Bedarfsfall zusätzlich vom Systemverwalter erzwungen werden.
Um zur Einsicht in einen Vorgang/ein Dokument berechtigt zu sein, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Wird Ihnen ein gewünschtes Dokument nicht angezeigt, liegt mindestens eine der Voraussetzungen nicht vor (beachten Sie auch die o.g. Anmerkungen zu Word-Dokumenten, z.B. zur Tagesordnung/Niederschrift).