Die ALLRIS net Aktenmappe bietet Ihnen eine bequeme Möglichkeit, Dokumente Ihrer Wahl aus ALLRIS net zum Lesen auf einen anderen Rechner mitzunehmen. Sie stellen den Inhalt der Aktenmappe nach eigenen Wünschen zusammen, und ALLRIS net verpackt den Inhalt in eine Datei, die Sie auf Wunsch zugestellt bekommen.
Die Seite Aktenmappe zeigt Ihnen die bisher von Ihnen in die Aktenmappe gelegten Kopien von Dokumenten aus ALLLRIS net. Außerdem können Sie hier
Diese Funktion finden Sie nicht auf der Seite Aktenmappe selbst, sondern auf denjenigen Seiten, die in die Aktenmappe gelegt werden können. Die Funktion ist aber im Zusammenhang mit der Aktenmappe am besten hier erläutert.
Wenn Sie z.B. eine Kopie einer Sie interessierenden Beschlussvorlage in die
Aktenmappe legen wollen, klicken Sie bitte in der betreffenden Beschlussvorlage
auf das Aktenmappensymbol rechts oben.
Es wird eine Kopie der Vorlage in die Aktenmappe gelegt. Zusätzlich werden
Kopien derjenigen Dokumente in die Aktenmappe gelegt, auf die die Vorlage mit
Links verweist, z.B. das Dokument "Beschlüsse" (zur Vorlage). Das Symbol 
bestätigt, daß das Dokument erfolgreich
in die Aktenmappe kopiert wurde. Die von Ihnen in die Aktenmappe gelegte Vorlage
sollte nun in der Seite Aktenmappe zu sehen sein.
Tip: Falls Sie die für die Aktenmappe vorgesehene Kopie der Vorlage mit einer Notiz versehen wollen, tragen Sie die Notiz bitte in das Textfeld links neben dem Symbol ein, bevor Sie auf das Aktenmappensymbol klicken.
Wenn Sie die in die Aktenmappe gelegte Seite später wieder öffnen, sehen Sie
ein leicht geändertes 
Aktenmappensymbol, das Ihnen anzeigt, daß sich das Dokument in der Aktenmappe
befindet ("steckt in der Mappe") - zusammen mit den Seiten, auf die es verweist
(blauer Rand - in Analogie zur blauen Farbe von Hyperlinks).
Die Menüfunktion Aktenmappe zeigt Ihnen den aktuellen Inhalt der Aktenmappe - so, wie Sie ihn bisher zusammengestellt haben. Neben den Ihnen bekannten Symbolen für Tagesordnungen, Vorlagen, Niederschrift-Auszügen usw. können sich Symbole mit folgender Bedeutung befinden:
Außer der Seite selbst befinden sich auch diejenigen Dokumente in der
Aktenmappe, auf die die Seite ihrerseits verweist. Bei einer so gekennzeichneten
Tagesordnung einer Sitzung befinden sich z.B. alle diejenigen Vorlagen mit in
der Aktenmappe, die Gegenstand eines TOP der betreffenden Sitzung sind. (Öffnen
Sie so ein Dokument, sehen Sie dort das Aktenmappensymbol in dieser Form: .)
Fehlt das -Symbol in der Aktenmappe,
befindet sich nur eine Kopie des Dokuments selbst - nicht jedoch der damit
zusammenhängenden Dokumente in der Aktenmappe. (Öffnen Sie so ein Dokument,
sehen Sie dort das Aktenmappensymbol in dieser Form: 
("steckt in der Mappe", kein blauer Rand =
keine weiterführenden Verweise).)
Wenn Sie den Mauszeiger kurz auf dem Symbol ruhen lassen, sehen Sie den Text der Notiz, mit der Sie das Dokument versehen haben, als Sie es in die Aktenmappe gelegt haben. Fehlt das Symbol, haben Sie keine Notiz vergeben.
Haben Sie den Inhalt der Aktenmappe nach Ihren Wünschen komplett
zusammengestellt, kann die Aktenmappe mitgenommen werden. Dazu klicken Sie
zunächst auf das Symbol 
. Es werden
nun alle Dokumente zu einem ZIP-Archiv zusammengepackt. Klicken Sie anschließend
auf das Symbol 
, um die gepackte
Aktenmappe mitzunehmen.
Wenn nicht anders konfiguriert, wird die Aktenmappe nun automatisch heruntergeladen, entpackt und im Dateisystem Ihres Rechners abgelegt. In der Regel geschieht dies in einem Verzeichnis ALLRIS Aktenmappe in Ihrem Benutzerverzeichnis, eventuell werden Sie aber auch aufgefordert, einen Ablageort anzugeben. Zusammen mit dem Entpacken wird auf Ihrem Desktop eine Verknüpfung zur Aktenmappe angelegt. Durch Doppelklick auf diese Verknüpfung gelangen Sie zur Ansicht Ihrer Aktenmappe.
Sollte das automatische Entpacken nicht konfiguriert sein, wird Ihnen Ihr Browser die Wahl anbieten, ob Sie das Dokument öffnen oder als Datei abspeichern wollen. Wählen Sie Speichern. Ihr Browser wird Sie dann auffordern, den Ablageort für die Aktenmappe im Dateisystem Ihres eigenen Rechners anzugeben. In diesem Fall müssen Sie die heruntergeladen ZIP-Datei noch entpacken.
Wird der Inhalt Ihrer Aktenmappe am Webserver von Ihnen nicht mehr benötigt, können Sie die Aktenmappe leeren. Nutzen Sie dazu die Taste
[Aktenmappe leeren] und anschließend
[Leeren bestätigen].
Tip: Leeren Sie die Aktenmappe, nachdem Sie sie mitgenommen haben. Sie vermeiden damit, dass zukünftig die zu übertragende Datenmenge beim Mitnehmen unhandlich groß wird.
Wenn Sie lediglich eine einzelne Seite in die Aktenmappe legen und
mitnehmen möchten, so können Sie das, indem Sie auf das Aktenmappensymbol mit
dem Zahnrad 
klicken. Dabei wird für die betreffende Seite eine
eigene Aktemappe angelegt, gepackt und sofort zum Herunterladen (und
automatischen Entpacken) angeboten.
Da sich die Aktenmappe einer Sitzung jeweils auf diese spezielle Sitzung
bezieht, wird ein Link darauf im Kopf der zugehörigen Tagesordnung als Symbol
und im Sitzungkalender (rechts
neben der Sitzungsbezeichnung) als Symbol 
eingeblendet. Natürlich nur, wenn in ALLRIS eine
Aktenmappe zur Sitzung zusammengestellt wurde.
Zusammen mit dem automatischen Entpacken wird auf Ihrem Desktop eine Verknüpfung zur Aktenmappe angelegt. Durch Doppelklick auf diese Verknüpfung gelangen Sie zur Ansicht Ihrer Aktenmappe.
Die Aktenmappe liegt in Form eines ZIP-Archivs vor. Entpacken Sie zunächst die Aktenmappe in einen Ordner. Gehen Sie dabei so vor, wie Sie üblicherweise ZIP-Archive in Ordner entpacken. In dem dabei angelegten Ordner finden Sie eine Datei _Inhalt.htm. Öffnen Sie diese Datei. Hier finden Sie die Hyperlinks auf alle weiteren in der Aktenmappe befindlichen Dokumente. Sollte Ihr Rechner nicht dafür konfiguriert sein, ZIP-Archive zu entpacken, lassen Sie sich bitte von Ihrem Systembetreuer beraten.
Ist die Darstellung der Aktenmappe entstellt (Symbole fehlen, ungewöhnliche Schriftart oder -größe)? Dann haben Sie die Aktenmappe vermutlich in Windows mit dem Menüpunkt "Explorer" geöffnet oder sehen den Inhalt der Aktenmappe in einer vergleichbaren Inhaltsanzeige Ihres (Ent)Packprogramms - ohne die Aktenmappe wirklich entpackt zu haben. Entpacken Sie zunächst die Aktenmappe in einen Ordner und öffnen Sie dort dann die Datei _Inhalt.htm.
Nur für den Vorgang des Mitnehmens wird Internetzugang benötigt. In dem dabei übertragenen ZIP-Archiv kann jedoch anschließend an einem Rechner ohne Internetzugang gelesen werden. Tip - Sparen Sie Internet-Gebühren: Während Sie in der Aktenmappe lesen möchten, die Sie auf Ihren lokalen Rechner "mitgenommen" haben, muß keine Verbindung zum Internet bestehen.
Nein. Ihr Webbrowser zeigt die lokal abgelegten Kopien der Dokumente. (Möglicher Ausnahmefall: Wenn die Originaldokumente Querverweise in das Internet enthalten - wenn z.B. im Text einer Beschlussvorlage ein Hyperlink auf eine Website im Internet enthalten ist - und Sie diesen Hyperlink in Ihrer Kopie in der Aktenmappe anklicken, wird der Browser versuchen, eine Verbindung zum Internet herzustellen.)
Die Aktenmappe arbeitet kummulativ. D.h. sie können wiederholt den Inhalt der Aktenmappe mitnehmen, die Aktenmappe leeren und anschließend mit anderen Dokumenten neu füllen. Solange Sie die heruntergeladenen Aktenmappe alle an den gleichen Ort im Dateisystems ihres Rechners entpacken (ist beim automatischen Entpacken gewährleistet) wird Ihnen immer ein Gesamtüberblick über alle jemals heruntergeladenen (und nicht gelöschten) Dokumente gegeben.
Nein. Für den Fall, daß Sie einem anderen Benutzer eine Kopie Ihrer Aktenmappe übergeben wollen, könnten Sie das tun, indem Sie ihm eine Kopie der auf Ihren Rechner "mitgenommenen" Aktenmappe geben (Kopie des ZIP-Archivs). Vorher sollten Sie jedoch prüfen, ob der Empfänger der Kopie überhaupt berechtigt ist, die Information einzusehen, die Sie in die Aktenmappe gelegt haben.
Öffnen Sie die betreffende Vorlage 
. Das Symbol Aktenmappe sollte dort so aussehen:
. Klicken Sie dieses Symbol an.
Damit wird die Kopie des Dokuments in der Aktenmappe aktualisiert, und es werden
Kopien aller Dokumente hinzugefügt, auf die Vorlage ihrerseits verweist. Sie
erkennen das daran, daß das Aktenmappensymbol beim erneuten Öffnen der Vorlage
nun so aussieht: und in der
Aktenmappe die betreffende Vorlage mit einem -Symbol gekennzeichnet ist. Sinngemäß gilt die
gezeigte Methode auch für andere Dokumente. Es liegt also in Ihrer Entscheidung,
wie weit Sie in der Aktenmappe die Menge der aufeinander verweisenden Dokumente
verzweigen wollen.
zum Mitnehmen
das Symbol 
. Was bedeutet das?Das Warnsymbol zeigt an, daß diese Funktion am Webserver nicht korrekt konfiguriert wurde. Bitte verständigen Sie in so einem Fall Ihren für ALLRIS net zuständigen Systembetreuer (eine nähere Beschreibung des Problems erhält der Systembetreuer, wenn er den Mauszeiger kurz auf dem Warnsymbol ruhen läßt).
Nein. Mit dem Leeren Ihrer Aktenmappe entfernen Sie nur Ihre eigenen Kopien.
Nein.
Ja. Allerdings entstehen dabei u.U. Leerverweise in denjenigen Dokumenten, die in der Aktenmappe verbleiben.