Vorlage - 2015/0262  

Der Rat nimmt die beabsichtigte Änderung der Verwaltungsstruktur zustimmend zur Kenntnis

In der Sitzung am 30.4.2015 hat der Rat aufgrund meiner Vorlage beschlossen, einen Verwaltungsvorstand einzurichten und zur Verbesserung von Zusammenarbeit und Kommunikation die Hierarchie durch Verzicht auf die Fachbereichsleitungsebene abzuflachen. Der Rat hat die Erwartung geäußert, dass er der Besetzung des Vorstands zustimmt und hat daher um eine zeitgerechte Vorlage dazu gebeten. Gleichzeitig hatte ich zugesichert, den Rat über Detaillösungen der neuen Verwaltungsstruktur und den MitarbeiterInnen-Beteiligungsprozess zu informieren.

Ebenfalls zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation und zu einer weiteren Steigerung der gemeinschaftlichen Zielorientierung findet zurzeit in einem großen Teil der Stadtverwaltung ein strukturierter Veränderungsprozess mit externer Unterstützung durch einen Berater statt. Hierin wurden drei Arbeitsgruppen gebildet die die Schwerpunkte „Steuerung, Führung, und Prozesse“ haben. Koordiniert wird der Prozess durch eine Lenkungsgruppe, die aus VertreterInnen der Arbeitsgruppen besteht. Der Personalrat ist ebenfalls beteiligt. Diese Lenkungsgruppe habe ich im Einvernehmen mit allen Beteiligten erweitert, um mich bei der kurzfristigen Überarbeitung der Verwaltungsstruktur beraten zu lassen. Auf dieser Grundlage sind die Voraussetzung für die zukünftige Struktur, die grundlegenden Aufgaben der verbleibenden zwei Führungsebenen und deren Einbindung in die Gesamtaufgabensituation beschrieben.

Bild 1: Rolle des Verwaltungsvorstands in Kontext der Interessengruppen der Sehnder Selbstverwaltung

Der Verwaltungsvorstand ist für die Gesamtsteuerung verantwortlich, insbesondere für die Entwicklung einer Gesamtstrategie, die sich am vom Rat beschlossenen Leitbild ausrichtet.

In strategischen Fragen konsultiert der Verwaltungsvorstand je nach Fragestellung, die Sehnder Bürgerschaft, die Politik und / oder die Verwaltung. Die Koordinierung dieser drei unterschiedlichen Perspektiven wird eine herausragende Aufgabe des Verwaltungsvorstandes sein.

Ergebnisse der entwickelten Strategien fließen in die Haushaltsplanung ein. Mittels Kontrakt-Management handeln Verwaltungsvorstand und Rat die Umsetzung im Produkthaushalt aus. Die Verwaltung, als ausführende Stelle, berät bei der Erstellung des Produkthaushaltes.

Bild 2: Kontrakting als zentrales Instrument der Produktsteuerung

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Der Verwaltungsvorstand schließt zur Umsetzung des Kontrakts zwischen ihm und dem Rat weitere Zielvereinbarungen mit den Produktverantwortlichen. Unterjährig und nach Abschluss des Haushaltsjahres werden in Berichten zu den einzelnen Produkten die Umsetzung und der Zielerfolg geschildert und bewertet. Diese Berichte werden vom Verwaltungsvorstand zu einem Bericht an den Rat zusammengefasst.

Bild 3: Führungsebenen in der Stadtverwaltung Sehnde mit schematischen Aufgaben

Der Verwaltungsvorstand ist disziplinarischer Vorgesetzter aller MitarbeiterInnen. Er ist Führungskraft für die FachdienstleiterInnen, die für die nach außen wirkenden Produkte verantwortlich sind, und die LeiterInnen der unterstützenden Fachdienste, die sowohl Serviceleistungen für die Produktverantwortlichen (Personalbetreuung, Gebäudewirtschaft, Buchhaltung) als auch Unterstützungsleistungen für den Verwaltungsvorstand erbringen (Controlling, Organisation, Personalentwicklung, Produktplanung).

Die produktverantwortlichen FachdienstleiterInnen haben die Gesamtverantwortung für das operative Geschäft. Durch die Trennung von strategischer und operativer Verantwortung steht dem Verwaltungsvorstand die erforderliche Zeit für Gesamtsteuerung und das strategische Handeln zur Verfügung.

Über den Ergebnisstand werden die MitarbeiterInnen der Stadt Sehnde in vier Veranstaltungen in 28. und 29. KW informiert. Die in diesen Veranstaltungen geäußerten Meinungen werde ich in die weiteren Überlegungen mit einbeziehen.

Hinsichtlich der Stärke des Verwaltungsvorstands und seiner Besetzung führe ich zurzeit im Hause noch Gespräche. Diese sind noch nicht so weit gediehen, als dass ich Ihnen schon jetzt einen konkreten Vorschlag unterbreiten kann. Das Ergebnis wird in der Ratssitzung am 08.10. vorgestellt. In dieser Sitzung beabsichtige ich, den Entwurf für den Haushalt 2016 in den Rat zur Beratung einzubringen. Der Haushalt ist den gesetzlichen Bestimmungen entsprechend an der Verwaltungsorganisation auszurichten. Mit der Bekanntgabe der neuen Verwaltungsstruktur, sollte sie sinnvollerweise auch in Kraft  gesetzt werden. Ein Organigramm des zukünftigen Aufbaus wird Ihnen zeitgleich zur Information vorgelegt.