Vorlage - 2020/0809  

a) Der Fachausschuss Finanzen, Steuerung, Innere Dienste empfiehlt, den Beschluss zu c) 

    zu fassen.

b) Der Verwaltungsausschuss schlägt vor, den Beschluss zu c) zu fassen.

c) Der Rat beschließt eine überplanmäßige Auszahlung in Höhe von 147.000,00 € für die  

    Beschaffung von erforderlicher EDV Hard- und Software im Produkt 11101 – Zentrale  

    Dienste –.

    Entsprechende Deckungsmittel stehen als nicht benötigte Aufwendungen im Produkt 11107 –

    Gebäude- und Liegenschaftsmanagement – bei den Bauunterhaltungskosten für die EDV- 

    Verkabelung im Rathaus Sehnde in ausreichender Höhe zur Verfügung.

Der Bereich der EDV im Fachdienst Personal, Organisation und Innere Dienste plant, den gravierenden Wartungsrückstand der EDV der Stadt Sehnde zu verringern. Hierzu sollen noch in diesem Jahr Maßnahmen ergriffen werden. Die Rückstände und geplanten Maßnahmen werden im Folgenden beschrieben.

In den vergangenen Jahren wurden diese Rückstände nicht aufgearbeitet und somit auch keine Mittel zur Beseitigung im Haushaltsplan vorgesehen. Daher ist eine überplanmäßige Auszahlung erforderlich. Die aufgeführten Maßnahmen sind zudem kaum oder nur mit erheblichem Risiko zeitlich verschiebbar.

Zur Deckung der Auszahlungen wird vorgesehen, einen Teil der Mittel der Bauunterhaltungsmittel des Fachdienstes Liegenschaftsmanagements zu verwenden, welche für die Erneuerung der Netzwerkverkabelung des Rathauses eingeplant sind. Diese Mittel in geplanter Höhe von 200.000 € werden dort nicht mehr benötigt, da durch die EDV ein Plan zur Ertüchtigung der bestehenden Verkabelung entwickelt wurde, wodurch nur ein Bruchteil der Kosten entsteht. Ein Teil der eingesparten Mittel könnte somit verwendet werden, um bereits in diesem Jahr Rückstände aufzuarbeiten.

Maßnahmen:

Ertüchtigung der Netzwerkverkabelung  + Austausch aktiver Netzwerkkomponenten

-          Geplant ist eine Ersatzbeschaffung der aktiven Netzwerkkomponenten (Switches). Diese Komponenten ermöglichen die Kommunikation zwischen Computern und Servern und bilden damit das Rückgrat der EDV. Ein Ausfall würde den gesamten Dienstbetrieb zum Erliegen bringen.

-          Die aktuell im Einsatz befindlichen Switches sind stark veraltet und haben schon seit Jahren keine Garantie mehr. Eine Verlängerung der Garantie oder erweiterter Herstellersupport ist ebenfalls nicht mehr möglich. Teilweise sind bereits Anschlüsse ausgefallen. Weitere Ausfälle sind nur eine Frage der Zeit. Zudem entspricht die aktuelle Konfiguration weder dem Stand der Technik noch den Best-Practices in Bezug auf die Informationssicherheit.

-          Die neuen Komponenten sollen ein ausfallsicheres Netzwerk nach aktuellem technischen Stand ermöglichen. Zudem wird hierdurch ein sicherer Fortbetrieb der bestehenden Netzwerkverkabelung gewährleistet. Eine Netzwerksegmentierung und verbessertes Management sorgt zudem für eine höhere Informationssicherheit.

-          Kosten der Maßnahme:

• Access-Bereich: 8 neue Switches à 2.000 € = 16.000 €
• Core-Bereich: Einführung Core-Switches: 15.000 €
• Anschaffung verwalteter Miniswitches für Büros mit wenigen Anschlüssen:
  2.000 €
• Gesamtkosten: 33.000 €

Unterbrechungsfreie Stromversorgung

-          Geplant sind Ersatz- und Neubeschaffungen von USVs (unterbrechungsfreie Stromversorgung) für die Server, Netzwerkkomponenten und Telefonanlage um im Falle eines Stromausfalls Datenverluste und Schäden an den Servern zu verhindern.

-          Beim letzten Stromausfall am 24.04.2020 haben die aktuell eingesetzten USVs kaum ausgereicht, um die EDV geordnet herunterfahren zu können. Hier müssen sowohl Leistung als auch Überbrückungszeit erheblich gesteigert werden. Zudem wurde die Telefonanlage bisher nicht mittels USV abgesichert, sodass diese sofort ausfiel und eine Telefonie sofort nicht mehr möglich war. Zudem sind die Batterien einiger USVs defekt.

-          Die neuen USVs sollen uns in diesem Bereich absichern und der EDV ausreichend Zeit zum Handeln bieten.

-          Kosten der Maßnahme:

• USVs für die Server: 13.000 €
• USVs für Netzwerkkomponenten und Telefonie: 11.000 €
• Gesamtkosten: 24.000 €

Lizenzen für Virenscanner

-          Die Lizenzen für die Virenscanner laufen ab und müssen verlängert werden. Hierfür wurden keine Mittel im Haushalt vorgesehen.

-          Kosten der Maßnahme: 15.500 €

Lizenzen für Microsoft Office 2019

-          Für die anstehende Aktualisierung des Finanzwesenprogramms INFOMA wird eine aktuelle Office-Version benötigt. Zudem Ist die eingesetzte Version (Office 2010) stark veraltet und wird ab Ende des Jahres keine Sicherheitsupdates mehr erhalten. Hierdurch steigt die Gefahr, bspw. von einem Verschlüsselungstrojaner betroffen zu werden.

-          Geplant sind die Beschaffung der Lizenzen und das Update auf Office 2019 Standard. Hierzu werden ca. 150 Lizenzen benötigt.

-          Im aktuellen Haushalt sind Mittel für Office-Lizenzen vorgesehen, diese reichen jedoch nicht mal für 100 Lizenzen. Eine solche Unterlizenzierung wäre ein Verstoß gegen die Lizenzbedingungen und könnte eine Vertragsstrafe nach sich ziehen.

-          Kosten der Maßnahme:

• Office-Lizenzen: 53.000 €
• Mittel im Haushalt: - 34.000 €
• Gesamtkosten: 19.000 €

Ersatz von alter Serverhard- und Software

-          Geplant ist die Ersatzbeschaffung von sehr alter Serverhardware bzw. die Virtualisierung der betroffenen Server. Hierzu müsste jedoch ebenfalls neue Hardware beschafft werden.

-          Die betroffenen Server sind die sieben ältesten Server. Beim „jüngsten“ ist der Herstellersupport bereits am 23.10.2018 abgelaufen, beim „ältesten“ sogar schon am 24.04.2015. Es ist nicht möglich, den Support zu verlängern und zudem sehr schwierig, im Falle einer Störung geeignete Ersatzteile aufzutreiben. Da die Server nun zum Teil schon das Doppelte ihrer geplanten Lebenszeit erreichen, ist ein Ausfall nur noch eine Frage der Zeit. Betroffen sind hier durchaus wichtige Server, unter anderem der zentrale Fileserver. Ein Ausfall würde den Dienstbetrieb mindestens stark einschränken.

-          Zudem werden die Server aktuell noch mit Windows Server 2008 R2 betrieben, ein ebenfalls veraltetes Betriebssystem, welches seit Anfang des Jahres keine Sicherheitsupdates mehr erhält. Hier werden dringend Lizenzen einer neuen Version benötigt. Von dieser Problematik sind auch einige Dienstprogramme betroffen, welche ebenfalls altersbedingt keine Updates mehr bekommen und daher dringend ersetzt werden müssen.

-          Weder für die Hardware, noch für die Lizenzen wurden im Haushalt Mittel vorgesehen.

-          Kosten der Maßnahme:

• Lizenzen: 10.000 €
• Server: 7 Server à 6.500 € = 45.500 €
• Gesamtkosten: 55.500 €

Gesamtkosten aller Maßnahmen:

Netzwerk              33.000 €
USV              24.000 €
Antivirus              15.500 €
Office 2019              19.000 €
Server              55.500 €

Gesamtkosten              147.000 €

Auch wenn alle hier aufgeführten Maßnahmen umgesetzt werden, ist der Rückstand noch lange nicht aufgeholt. Bis wirklich ein überall aktueller Stand erreicht werden kann, wird es noch einige Jahre dauern. Jedoch besteht nun die Möglichkeit, die dringendsten und notwendigsten Maßnahmen durchzuführen und dies, durch die Einsparungen bei der Verkabelung, ohne den Haushalt zusätzlich zu belasten.

Von daher wird vorgeschlagen, eine überplanmäßige Auszahlung in Höhe von 147.000,00 € für die Beschaffung von erforderlicher EDV Hard- und Software im Produkt 11101 – Zentrale Dienste – zu beschließen.

Entsprechende Deckungsmittel stehen als nicht benötigte Aufwendungen im Produkt 11107 – Gebäude- und Liegenschaftsmanagement – bei den Bauunterhaltungskosten für die EDV-Verkabelung im Rathaus Sehnde in ausreichender Höhe zur Verfügung.

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