Vorlage - 2014/0103  

Die Geschäftsordnung wird in der dieser Beschlussvorlage beigefügten Fassung beschlossen.

Das Projekt „Papierlose Ratspost“ geht seinem Ende zu. Zur Zeit  werden die Unterlagen sowohl gedruckt als auch elektronisch zugestellt. Zum einen dient das der Eingewöhnung, zum anderen müssen die rechtlichen Voraussetzungen für die Zustellung erlassen werden.

1. Einladung

Gem. § 59 Nds. Kommunalverfassungsgesetz (NKomVG) wird schriftlich oder durch ein elektronisches Dokument eingeladen. Einzelheiten regelt die Geschäftsordnung.

Elektronisch bedeutet auch die Bereitstellung im Inter- oder Intranet. Durch das eingesetzte Ratsinformationssystem werden drei verschiedene Portale bedient: das Bürgerinformationssystem, in dem sich die BürgerInnen informieren können, das Amtsinformationssystem, in dem die Verwaltung Einladungen, Vorlagen und Protokolle erstellt sowie das Ratsinformationssystem, das zum einen den Briefkasten für die Ratsmitglieder ersetzt, in dem aber auch die Unterlagen bearbeitet werden können und abgelegt sind.

Da übergangsweise auch die schriftliche Einladung möglich bleibt, ist in § 1 der Geschäftsordnung die zusätzliche Regelung „elektronisch durch Einstellen in das Ratsportal“ aufzunehmen.

2. E-Mail-Anschriften

Da aus dem Portal heraus die Ratsmitglieder miteinander per E-Mail kommunizieren können,

ist es unbedingt erforderlich, dass im System jederzeit die aktuelle E-Mail-Anschrift erfasst ist. Daher soll im § 1 der Geschäftsordnung ein weiterer Absatz angefügt werden:

Abs.5 

Die Ratsfrauen und Ratsherren sind verpflichtet, Änderungen ihrer Anschrift, Telefaxver-

bindung oder Email-Adresse umgehend der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister mitzuteilen. 

3. Veröffentlichung von Beschlüssen

Ein Recht der BürgerInnen auf Einsichtnahme in die Protokolle besteht nach der geltenden Rechtsauffassung nicht. Im Interesse der Bürgerfreundlichkeit werden jedoch die öffentlichen Unterlagen für die laufende Wahlperiode im Bürgerinformationsdienst zur Verfügung gestellt. Lediglich die Protokolle waren bisher ausgenommen, weil sie häufig nichtöffentliche Teile enthalten und eine Trennung nur mit hohem Aufwand möglich gewesen wäre. Durch das Bürgerinformationssystem ist aber nun möglich, dass ausgehend von der Tagesordnung die Vorlagen und die Beschlüsse angesehen werden können.

Wegen der Veröffentlichung der Beschlüsse ist die Geschäftsordnung zu erweitern. In § 5 Abs. 5 ist folgender Satz 2 einzufügen:

Die Beschlüsse von öffentlich beratenen Tagesordnungspunkten werden im Bürgerinformationssystem veröffentlicht.

Neufassung der Geschäftsordnung