Vorlage - 2019/0623  

a) Der Ausschuss für Finanzen, Steuerung, Innere Dienste empfiehlt den Beschluss zu c)

b) Der Verwaltungsausschuss empfiehlt den Beschluss zu c)

c) Der Rat beschließt die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) entsprechend der Modellvariante 3 der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung - DMS.

Zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) lege ich Ihnen mit der Anlage eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vor.

Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist im Grundsatz für die DMS-Softwarelösung enaio© durchgeführt worden. Dieses resultiert daraus, dass enaio© über die hannIT betrieben wird und die Stadtverwaltung im Rahmen dieser Zusammenarbeit erhebliche Synergieeffekte erzielen kann. Diese sind im Einzelnen in der Anlage aufgeführt.

U. a. ist ein großer Vorteil, dass kein Vergabeverfahren zur Einführung des Systems erfolgen muss. Grundlage ist eine Vereinbarung zur strategischen Partnerschaft zur Unterstützung der Verwaltungstätigkeit. Damit profitieren wir durch Anwendung des § 108 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), was wiederum erhebliche Kosten einspart.

Diese Wirtschaftlichkeitsbetrachtung beleuchtet nicht die organisatorischen Auswirkungen, welche sich aus möglichen Umstrukturierungen in Bezug auf die Bearbeitung von Posteingängen und den damit verbundenen Personalressourcen ergeben können.

Die finanziellen Auswirkungen für das Haushaltsjahr 2020 beziehen sich auf Modellvariante 3 der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und sind auf Grund der zur Haushaltsmittelanmeldung noch nicht absehbaren Verzögerung hinsichtlich des Einführungstermins einer DMS-Lösung entsprechend gekürzt und auf die Monate Oktober-Dezember 2020 reduziert.

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung - Dokumentenmanagementsystem