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Vorlage - 2021/0022
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Beschlussvorschlag:a) Der Fachausschuss Finanzen, Steuerung, Innere Dienste empfiehlt, die Beschlüsse zu c) zu fassen.
b) Der Verwaltungsausschuss schlägt vor, die Beschlüsse zu c) zu fassen.
c) Der Rat fasst folgende Beschlüsse:
Sachverhalt:Gemäß § 128 NKomVG hat die Stadt für jedes Haushaltsjahr einen Jahresabschluss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung klar und übersichtlich aufzustellen. Im Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen sowie die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune darzustellen.
Die Prüfung des Jahresabschlusses 2017 wurde vom Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde gemäß der §§ 155 und 156 NKomVG durchgeführt.
Der Bereich der technischen Prüfung wird gemäß Vereinbarung durch das Rechnungsprüfungsamt der Region Hannover wahrgenommen. Die Ergebnisse der Prüfung für das Haushaltsjahr 2017 sind mit gesondertem Schlussbericht vom 17.05.2019 in der Beschlussvorlage Nr. 2019/0600 dargestellt. Dieser Prüfbericht wird damit Bestandteil der Kenntnisnahme, der Beschlussfassung und der Entlastung für den Jahresabschluss des Haushaltsjahres 2017.
Das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses 2017 des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Sehnde ist in dem dieser Beschlussvorlage beigefügten Schlussbericht enthalten. Insgesamt bleibt festzuhalten, dass der Jahresabschluss zum 31.12.2017, der Rechenschaftsbericht und die Buchführung der Gemeinde nach pflichtgemäßer Prüfung den Rechtsvorschriften entsprechen. Die Finanz-, Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität werden im Jahresabschluss entsprechend den tatsächlichen Verhältnissen dargestellt. Bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen wurde nach der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren.
Das Haushaltsjahr 2017 schließt mit einem Fehlbetrag in Höhe von 113.300,15 € ab. Dieser teilt sich in einen Fehlbetrag aus dem ordentlichen Ergebnis von 2.093.113,88 € und in einen Überschuss aus dem außerordentlichen Ergebnis in Höhe von 1.979.813,73 € auf. Der Jahresabschluss 2017 mit der Gesamtergebnisrechnung, der Gesamtfinanzrechnung und der Bilanz sowie dem Anhang mit dem Rechenschaftsbericht ist dieser Vorlage beigefügt.
Stellungnahme des Bürgermeisters zum Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2017:
Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde hat mir am 22.10.2021 den Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2017 vorgelegt. Dieser stellt in erster Linie auf die Richtigkeit der Rechnungslegung im Jahresabschluss 2017 und bildet das Ergebnis der Prüfungsarbeiten des Rechnungsprüfungsamtes ab.
Im Anschluss an die Erstellung des Schlussberichtes nimmt der Bürgermeister, soweit erforderlich, Stellung zu den Prüfungsbemerkungen. Die Stellungnahme des Bürgermeisters ist, wie der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes, Bestandteil des Jahresabschlusses.
Der Schlussbericht zum Jahresabschluss 2017 weist erläuterungsbedürftige Bestandteile auf, zu der ich wie folgt Stellung nehme:
Anmerkung zu Punkt 2.2 Belegprüfung: „Inhalt und Umfang der Befugnisse zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit waren schriftlich geregelt. Allerdings wurden diese Regelungen nicht in allen Fällen beachtet.“
Stellungnahme: Die Prüfung der Einhaltung der Regelungen zur Feststellung von Kassenanordnungen wurden seit dem Jahr 2018 verstärkt. Bei den festgestellten Verstößen handelt es sich ausschließlich um Ausnahmefälle. Darüber hinaus wurde durch die Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows in der Geschäftsbuchhaltung im Jahr 2020 sichergestellt, dass die Feststellungsbefugnisse und das Vier-Augen-Prinzip in allen Fällen IT-gestützt eingehalten wird.
Anmerkungen zu Punkt 2.5 Steuerung: „Die Kosten- und Leistungsrechnung wurde nicht vollständig nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen entsprechend den örtlichen Bedürfnissen zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit eingesetzt. […] Es muss allerdings festgestellt werden, dass keine Bemühungen zu erkennen sind, die Kosten- und Leistungsrechnung auszuweiten.“
Stellungnahme: Die Einführung einer rechtlich geforderten flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung ist eine sehr komplexe Thematik, die nicht innerhalb weniger Monate oder auch weniger Jahre vollständig umsetzbar ist. Von daher war der Aufbau dieser flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung zum Beginn des Haushaltsjahres 2017 nicht umsetzbar. Auf Grund eines qualitativ hochwertigen, langfristigen und nicht kompensierbaren Personalausfalls war die Einführung dieser Themenstellung bisher nicht möglich. Hinzu kommt, dass die Aufgaben der laufenden Kosten- und Leistungsrechnung von den Kolleg*innen mit aufgefangen wurden und auch die Aufstellung der ersten Doppelhaushaltssatzung einschließlich Haushaltssicherungskonzept zu entsprechenden Verzögerungen geführt hat. Dennoch ist in absehbarer Zeit geplant, ein Konzept zur Einführung der erforderlichen Kosten- und Leistungsrechnung zu erstellen.
„Ziele und Kennzahlen wurden nicht zur Grundlage von Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle des jährlichen Haushalts genutzt. Weder das unterjährige Berichtswesen noch Ziele und Kennzahlen werden erkennbar von den Produktverantwortlichen zur Planung und Steuerung genutzt.“
Stellungnahme: Es wurde ein neues strategisches Handlungskonzept entwickelt, das bereits in Jahr 2020 vom Rat zustimmend zur Kenntnis genommen wurde. Da alle Organisationseinheiten an der Umsetzung dieses Konzeptes beteiligt sind, ist ein entsprechender Zeitvorlauf notwendig.
Anmerkung zu Punkt 3.1 Haushaltssatzung (ohne Nachtragshaushaltssatzung/en) „Der vorgeschriebene Haushaltsausgleich konnte durch die Stadt Sehnde nicht erreicht werden. Die Ertrags-/Finanzwirtschaft der Stadt reicht nach den Ansätzen nicht aus, um die Aufwendungen zu finanzieren.“
Stellungnahme: Aufgrund der vorhandenen Erkenntnisse zum Zeitpunkt der Haushaltsplanaufstellung war ein Haushaltsausgleich im Jahr 2017 nicht darzustellen. Von daher hat die vom Rat beschlossene Haushaltssatzung ein Defizit ausgewiesen. Das Ergebnis des Jahresabschlusses ist jedoch erheblich positiver ausgefallen, als in der Haushaltsplanung prognostiziert.
Anmerkung zu Punkt 4 Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2017 „Die gesetzlichen Vorschriften für die Fristen zum Jahresabschluss und zur Vorlage im Rat wurden somit nicht eingehalten. Eine angemessene Prüfung des Abschlusses zur fristgerechten Vorlage war somit faktisch unmöglich.“
Stellungnahme: Auf Grund der nicht vorhandenen Personalressourcen war eine fristgerechte Erstellung des Jahresabschlusses 2017 nicht möglich. Eine kontinuierliche Einhaltung der gesetzlichen Fristen wird angestrebt.
„Auch der Abschluss des Haushaltsjahres 2017 wurde ausschließlich durch eine Buchinventur entwickelt. Die rechtlichen Vorgaben legen fest, dass grundsätzlich jährlich eine körperliche Inventur durchzuführen ist, von der abgewichen werden kann, wenn sich die Werte aus der Anlagenbuchhaltung ergeben und sichergestellt ist, dass diese die tatsächlichen Verhältnisse richtig wiedergeben. Eine Nutzung der Ausnahmeregelung sollte aber zumindest angezeigt und begründet werden. Die Nutzung der Ausnahmeregelung wurde weder angezeigt noch begründet. Somit ist festzuhalten, dass die gesetzlichen Regelungen zur Inventur nicht eingehalten wurden. Auch in den vergangenen Prüfungen wurde bereits auf die fehlende Inventur hingewiesen. Zwischenzeitlich sind Bestrebungen erkennbar, eine flächendeckende Inventur durchzuführen. In Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt wurde im Jahr 2019 begonnen, in einzelnen Bereiche eine körperliche Inventur durchzuführen. Es ist geplant, eine rotierende Inventur durchzuführen, so dass jeder Bereich alle fünf Jahre durch Inventur geprüft wird. Die getroffenen Maßnahmen sind geeignet, um zukünftige Jahresabschlüsse rechtskonform durchzuführen. Es muss jedoch darauf geachtet werden, dass die Inventurmaßnahmen verstetigt und somit fester Bestandteil der Jahresabschlüsse werden.“
Stellungnahme: Bereits im Jahr 2018 wurde eine Inventurrichtlinie erstellt. Die gebildete Arbeitsgruppe im Fachdienst Finanzen hat seit 2019 in den verschiedenen Fachdiensten darauf hingewirkt und dahingehend unterstützt, dass in mehreren Bereichen bereits eine körperliche Inventur durchgeführt wurde. Allerdings ist der Aufwand für eine flächendeckende Inventur dermaßen aufwendig, dass noch nicht für alle Fachdienste mit allen Bereichen die geforderte körperliche Inventur stattfinden konnte. Natürlich wurde, wie bereits vom Rechnungsprüfungsamt angemerkt, eine Buchinventur durchgeführt. Diese Buchinventur deckt den überwiegenden Teil des Anlagevermögens der Stadt Sehnde in Form von Grundstücken und Gebäuden ab. Die Auswirkungen der körperlichen Inventur beschränkt sich damit auf einen relativ geringen Anteil des Vermögens. Trotzdem wurde natürlich, wie bereits beschrieben, mit dem Rechnungsprüfungsamt abgestimmt, dass eine rotierende Inventur durchgeführt wird und damit alle fünf Jahre jeder Bereich durch eine körperliche Inventur geprüft wird. Derzeit werden sukzessive weitere Bereiche ausgewählt, bei denen erstmalig eine körperliche Inventur erfolgt. Diese weiteren Inventurmaßnahmen werden weiterhin mit dem Rechnungsprüfungsamt abgestimmt.
Anmerkung zu Punkt 4.1.2.1 Beteiligungen „Für die ausgewiesenen einzelnen Gesellschaften waren keine Beteiligungsakten angelegt. Es wird empfohlen Akten für jede Beteiligung anzulegen, aus welcher die Historie und die Verbindungen hervorgehen, um sich von individuellen Einzelwissen unabhängig zu machen.“
Stellungnahme: Die Unterlagen werden in gesonderten Ordnern einerseits über die Gründung und wesentliche Entscheidungen und andererseits über Ergebnisse aufbewahrt, sind damit vorhanden und einsehbar. Es wird jedoch der Hinweis des Rechnungsprüfungsamtes aufgenommen und für jede Beteiligung entsprechende Akten nach den Vorgaben angelegt. Darüber hinaus wird derzeit bereits geprüft, ob es wirtschaftlich ist, das Beteiligungsmanagement, und damit auch die Beteiligungsdokumentation auf ein IT-gestütztes Verfahren umzustellen.
Anmerkung zu Punkt 4.3.1 Allgemeines „Auffällig ist, dass das Jahresergebnis zwischen Haushaltsplanung und Haushaltsergebnis erheblich differieren. Zieht man zu dieser Beobachtung die Plan / Ist – Vergleiche der vergangenen Jahre hinzu, muss festgestellt werden, dass Planung und Ergebnis konstant um zwei bis drei Millionen Euro differieren. Unstrittig ist, dass einige wesentliche Positionen der Ertragsseite schwierig zu kalkulieren sind. Allerdings beruhen die kontinuierlichen Abweichungen im Wesentlichen auf einer anhaltenden Abweichung der Aufwandsplanung zum Aufwandsergebnis. Hier sollte dringend analysiert werden, ob die veranschlagten Mittel durch Stauungseffekte nicht ausgeschöpft wurden oder ob hier eine zu pessimistische Planung vorlag.“
Stellungnahme: Die Planung für 2017 erfolgte auf den in 2016 vorliegenden Erkenntnissen. So sind beispielsweise alle Verpflichtungen, die sich aus allen Arbeitsverträgen ergeben, in der Planung in voller Höhe zu berücksichtigen. Allerdings ist ein entsprechender Wegfall der Lohnfortzahlungen nicht planbar und führt daher zu erheblichen Einsparungen bei den Personalaufwendungen. Unabhängig davon muss zukünftig darauf geachtet werden, dass die veranschlagten Mittel unter Berücksichtigung der vorhandenen Personalressourcen auch umsetzbar sind. Bei den weiteren großen Ertragspositionen, wie z.B. die Gemeindeanteile an der Einkommensteuer erfolgte die Ansatzplanung auf Grund der vorliegenden Steuerschätzungen und dem Orientierungsdatenerlass des Landes Niedersachsen. Dass die Erträge zum Jahresende erheblich höher als geplant ausgefallen sind, war zum Zeitpunkt der Haushaltsplanung nicht absehbar. Die beschriebenen Stauungseffekte bei den Aufwendungen wurden selbstverständlich analysiert. Aber insbesondere in den betroffenen Fachdiensten wurde durch Aufstockungen der Personalressourcen im Rahmen der vom Rat beschlossenen Stellenpläne dazu beigetragen, dass zukünftig diese Effekte so weit wie möglich vermieden werden.
Anmerkungen zu Punkt 4.9 Rechenschaftsbericht „Es muss allerdings festgehalten werden, dass einige Erläuterungen zu den Abweichungen (Punkt 7.4.7.3) nur unzureichend sind. In mehreren Fällen wurde lediglich ausgeführt, durch welche Kostenstellen/Kostenträger/Sachkontokombination die Abweichungen von der Haushaltsplanung entstanden sind. Eine Begründung, wie es zu der Abweichung kam, fehlte allerdings häufig. An einigen Stellen deutete sich daraus sogar an, dass die Produktverantwortung nicht vollumfänglich wahrgenommen wird. Vom Rechnungsprüfungsamt wurde daraufhin in 2018 angeregt, die unterjährige Haushaltsüberwachung zu intensivieren und diese als Grundlage für den Rechenschaftsbericht zu nutzen. Diese Intensivierung wurde zugesagt, zieht sich aber bislang noch hin.“
Stellungnahme: Es wird mit Nachdruck darauf hingewirkt, dass die Erläuterungen zu den Abweichungen eine ausreichende Aussagekraft haben. Die Beteiligten werden hierbei hinreichend sensibilisiert. Außerdem ist ab dem 01.01.2022 die Einführung einer interaktiven unterjährigen Finanzsteuerung vorgesehen, die monatliche Erläuterungen zu Abweichungen gegenüber den Planansätzen erfordert. Dies wiederum erleichtert erheblich die Erläuterungen zu den Planabweichungen im Rechenschaftsbericht des Jahresabschlusses.
Anmerkungen zu Punkt 5.2 Zusammenfassung: „Es muss jedoch auch festgestellt werden, dass die Steuerungsinstrumente aus dem NKR bei der Stadt Sehnde nur rudimentär genutzt werden. Hier sollten in Zukunft deutliche Fortschritte angestrebt werden, um eine aktive Haushaltssteuerung zu erreichen.“
Stellungnahme: Wie bereits unter Punkt 2.5 – Steuerung erläutert, hat der Rat das strategische Handlungskonzept 2020 zur Kenntnis genommen, das baldmöglichst umgesetzt werden soll. Hiermit können dann die Steuerungselemente des NKR genutzt werden, um eine bessere Haushaltssteuerung zu ermöglichen. Finanzielle Auswirkungen:
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