Vorlage - 2025/0663  

a)    Der Fachausschuss Finanzen, Steuerung, Innere Dienste empfiehlt, die Beschlüsse zu c) zu fassen.

b)   Der Verwaltungsausschuss schlägt vor, die Beschlüsse zu c) zu fassen.

c)    Der Rat fasst folgende Beschlüsse:

1. Die Schlussberichte der Rechnungsprüfungsämter der Stadt Sehnde und der Region Hannover über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2021 der Stadt Sehnde sowie die Stellungnahmen des Bürgermeisters zu diesen Berichten werden gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 NKomVG zur Kenntnis genommen.
2. Der Jahresabschluss der Stadt Sehende für das Haushaltsjahr 2021 wird gemäß § 129 Abs. 1 Satz 3 NKomVG beschlossen.
3. Dem Bürgermeister wird gemäß § 129 Abs. 1 Satz 3 NKomVG Entlastung erteilt.
4. Der Fehlbetrag aus dem ordentlichen Ergebnis in Höhe von 6.909.533,01 € wird gemäß § 110 Abs. 7 in Verbindung mit § 123 Abs. 1 Nr. 1 NKomVG aus der Rücklage des außerordentlichen Ergebnisses gedeckt.
5. Der Überschuss aus dem außerordentlichen Ergebnis in Höhe von 3.635.767,37 € wird gemäß § 24 Abs. 3 KomHKVO den Überschüssen der aus außerordentlichen Ergebnisses gebildeten Rücklage nach § 123 Abs. 1 Nr. 2 NKomVG zugeführt.

Gemäß § 128 NKomVG hat die Stadt für jedes Haushaltsjahr einen Jahresabschluss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung klar und übersichtlich aufzustellen. Im Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen sowie die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune darzustellen.

Aufgrund des Ratsbeschlusses vom 18.04.2024 (Beschlussvorlage 2024/0423) werden für die Haushaltsjahre 2020-2022 die Regelungen des Niedersächsischen Gesetzes zur Beschleunigung kommunaler Abschlüsse (NBKAG) angewandt.

Die Prüfung des Jahresabschlusses 2021 wurde vom Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde gemäß der §§ 155 und 156 NKomVG durchgeführt.

Der Bereich der technischen Prüfung wird gemäß Vereinbarung durch das Rechnungsprüfungsamt der Region Hannover wahrgenommen. Die Ergebnisse der Prüfung für das Haushaltsjahr 2021 sind mit gesondertem Schlussbericht vom 20.01.2023 in der Beschlussvorlage Nr. 2023/0257 dargestellt. Dieser Prüfbericht wird damit Bestandteil der Kenntnisnahme, der Beschlussfassung und der Entlastung für den Jahresabschluss des Haushaltsjahres 2021.

Das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses 2021 des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Sehnde ist in dem dieser Beschlussvorlage beigefügten Schlussbericht enthalten.

Insgesamt bleibt festzuhalten, dass der Jahresabschluss zum 31.12.2021 sowie die Buchführung der Gemeinde nach pflichtgemäßer Prüfung den Rechtsvorschriften entspricht. Die Finanz-, Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität werden im Jahresabschluss entsprechend den tatsächlichen Verhältnissen dargestellt. Bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen wurde nach der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren.

Das Haushaltsjahr 2021 schließt mit einem Fehlbetrag in Höhe von 3.273.765,64 € ab. Dieser teilt sich in einen Fehlbetrag aus dem ordentlichen Ergebnis von 6.909.533,01 € und in einen Überschuss aus dem außerordentlichen Ergebnis in Höhe von 3.635.767,37 € auf. Der Jahresabschluss 2021 mit der Gesamtergebnisrechnung, der Gesamtfinanzrechnung und der Bilanz ist dieser Vorlage beigefügt.

Stellungnahme des Bürgermeisters zum Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2021:

Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde hat am 06.06.2025 den Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2021 vorgelegt. Dieser stellt in erster Linie auf die Richtigkeit der Rechnungslegung im Jahresabschluss 2021 und bildet das Ergebnis der Prüfungsarbeiten des Rechnungsprüfungsamtes ab.

Im Anschluss an die Erstellung des Schlussberichtes nimmt der Bürgermeister, soweit erforderlich, Stellung zu den Prüfungsbemerkungen. Die Stellungnahme des Bürgermeisters ist, wie der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes, Bestandteil des Jahresabschlusses.

Der Schlussbericht zum Jahresabschluss 2021 weist erläuterungsbedürftige Bestandteile auf, zu der wie folgt Stellung genommen wird:

Prüfungsbemerkung 1 - Vergabewesen

In Einzelfällen wurden hierbei die vergaberechtlichen Vorschriften nicht beachtet.

Stellungnahme:

Die mit Vergaben befassten Mitarbeitenden wurden noch einmal nachdrücklich darauf hingewiesen, dass alle vergaberechtlichen Vorgaben zwingend einzuhalten sind.

Prüfungsbemerkung 2 - Steuerung

Die Kosten- und Leistungsrechnung wurde nicht vollständig nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen entsprechend den örtlichen Bedürfnissen zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit eingesetzt. […] Es muss allerdings festgestellt werden, dass bis zum Prüfungsjahr keine Bemühungen zu erkennen waren, die Kosten- und Leistungsrechnung auszuweiten. […] Die Ergebnisse des Berichtswesens sind äußerst lückenhaft und lassen nur bedingt Rückschlüsse auf die Entwicklung des laufenden Haushaltsjahres zu.

Ziele und Kennzahlen wurden nicht zur Grundlage von Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle des jährlichen Haushalts genutzt. Weder das unterjährige Berichtswesen noch Ziele und Kennzahlen wurden erkennbar von den Produktverantwortlichen zur Planung und Steuerung genutzt, vielmehr ist noch immer keine transparente und systematisierte Haushaltsüber-wachung erkennbar.

Stellungnahme:

Die Einführung einer rechtlich geforderten flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung ist eine sehr komplexe Thematik, die nicht innerhalb weniger Monate oder auch weniger Jahre vollständig umsetzbar ist. Von daher war der Aufbau dieser flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung bisher nicht umsetzbar. Derzeit wird in der Finanzwesen-Software Infoma die digitale Erstellung der Kosten- und Leistungsrechnung eingerichtet. Zudem werden zur besseren Kontrolle/Überwachung der Entwicklung von Einnahmen und Ausgaben in den Fachdiensten über das Controlling regelmäßig Berichte zur Verfügung gestellt.

Es wurde ein strategisches Handlungskonzept entwickelt, das vom Rat zustimmend zur Kenntnis genommen wurde. Da alle Organisationseinheiten an der Umsetzung dieses Konzeptes beteiligt sind, ist ein entsprechender Zeitvorlauf notwendig.

Prüfungsbemerkung 3 – Fristen zum Jahresabschluss

Die gesetzlichen Vorschriften für die Fristen zum Jahresabschluss und zur Vorlage im Rat wurden somit nicht eingehalten. Eine angemessene Prüfung des Abschlusses zur fristgerechten Vorlage war somit faktisch unmöglich.

Stellungnahme:

Auf Grund der nicht vorhandenen Personalressourcen war eine fristgerechte Erstellung des Jahresabschlusses 2021 nicht möglich. Eine kontinuierliche Einhaltung der gesetzlichen Fristen wird angestrebt. Es wurde ein Zeitplan zur Erstellung der rückständigen Jahresabschlüsse aufgestellt.

Prüfungsbemerkung 4 – Beteiligungsakten

Für die ausgewiesenen einzelnen Gesellschaften waren keine Beteiligungsakten angelegt. Es wird empfohlen Akten für jede Beteiligung anzulegen, aus welcher die Historie und die Verbindungen hervorgehen, um sich von individuellen Einzelwissen unabhängig zu machen.

Stellungnahme:

Die Unterlagen werden in gesonderten Ordnern einerseits über die Gründung sowie wesentlichen Entscheidungen und andererseits über Ergebnisse aufbewahrt, sind damit vorhanden und einsehbar. Es wird jedoch der Hinweis des Rechnungsprüfungsamtes aufgenommen und für jede Beteiligung entsprechende Akten nach den Vorgaben angelegt. Derzeit befindet sich der Fachdienst Finanzen in der Einführungsphase zum Dokumentenmanagementsystem enaio (DMS). In diesem Zuge sollen auch die Beteiligungsakten digitalisiert werden.

Prüfungsbemerkung 5 – Abweichungen von der Haushaltsplanung zum Jahresergebnis

Das Jahresergebnis und die Haushaltsplanung differieren weiterhin erheblich.

Zu berücksichtigen ist hierbei natürlich erneut, dass durch die „Corona-Krise“ auch die kommunalen Haushalte in turbulente Zeiten gerieten.

Dies kann auf der Ertragsseite an den Einbußen im Bereich „Steuern und ähnliche Abgaben“ nachvollzogen werden. Die von Bund und Land getroffenen Gegenmaßnahmen spiegeln sich in den erhöhten Zuwendungen wieder, die die Steuerausfälle nur in Teilen kompensieren.

Insgesamt ist die Abweichung bei Steuern und ähnlichen Abgaben jedoch überraschend gering, wenn bedacht wird, dass eine epidemische Lage herrschte.

Besonders auffällig ist jedoch, dass bei der aktivierten Eigenleistung lediglich 10 % des Planungsansatzes erreicht werden.

Außerdem muss erneut festgestellt werden, dass selbst der zusätzliche Aufwand (z.B. für Hygienemaßnahmen, Test, etc.) nicht dazu führte, dass die geplanten Aufwendungen (insbesondere für Sach- und Dienstleistungen) erreicht wurden. Hier ist jedoch zu berücksichtigen, dass auch die Haushaltsplanung bereits in der Corona-Pandemie lag und unklar war wie stark sich diese auswirken würde.

Insgesamt muss jedoch festgehalten werden, dass selbst bei einer haushaltsbelastenden Krise der planerische Fehlbetrag unterschritten wurde.  

Stellungnahme:

Die Planung für 2021 erfolgte auf den in 2020 vorliegenden Erkenntnissen. So sind beispielsweise alle Verpflichtungen, die sich aus allen Arbeitsverträgen ergeben, in der Planung in voller Höhe zu berücksichtigen.

Steuerausfälle waren bei der Stadt Sehnde erfreulicherweise in nur geringerem Umfang zu verzeichnen. Die weiteren Aufwendungen für Hygienemaßnahmen, Tests etc. konnten durch vorhandene Mittelansätze in Teilen kompensiert werden. Weitere Aufwendungen wurden durch Minderaufwendungen in verschiedenen Bereichen finanziert. Somit führten die zusätzlichen finanziellen Belastungen im Jahr 2021 nicht zu außergewöhnlich hohen Mehraufwendungen.

Unabhängig davon muss zukünftig darauf geachtet werden, dass die veranschlagten Mittel unter Berücksichtigung der vorhandenen Personalressourcen auch umsetzbar sind.

Bei den weiteren großen Ertragspositionen, wie z.B. die Gemeindeanteile an der Einkommensteuer erfolgte die Ansatzplanung auf Grund der vorliegenden Steuerschätzungen und dem Orientierungsdatenerlass des Landes Niedersachsen.

Da die geplanten Investitionsmaßnahmen größtenteils nicht umgesetzt worden sind, konnten dementsprechend nur geringe Eigenleistung aktiviert werden.

Prüfungsbemerkung 6 – Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung weist Optimierungsbedarf auf, insbesondere da diese weitestgehend analog erfolgt und Regelungen der Dienstanweisung der Stadt Sehnde für die Finanzbuchhaltung und die Stadtkasse in der Praxis nicht umgesetzt werden. In 2021 kam es jedoch zu keinem nennenswerten Liquiditätsengpass.

Stellungnahme:

Wie im Prüfungsbericht beschrieben, findet selbstverständlich eine Liquiditätsplanung durch den Leiter des Fachdienstes Finanzen in Abstimmung mit der Kassenleitung statt. Diese erfolgt grundsätzlich wöchentlich, bei Bedarf aber auch täglich. Dabei wird darauf geachtet, dass Dispositionszinsen möglichst vermieden und Guthabenzinsen erwirtschaftet werden.

Es wurde aber der Hinweis des Rechnungsprüfungsamtes aufgenommen und die ständige Liquiditätsplanung wird besser dokumentiert.

Wie das RPA bereits festgestellt hat, kam es in 2021 zu keinem größeren Liquiditätsproblem. Von daher wird es derzeit als unwirtschaftlich angesehen, hierfür eine spezielle Software zu beschaffen.

- Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2021

- Jahresabschluss 2021