Vorlage - 2026/0861  

a)    Der Fachausschuss Finanzen, Steuerung, Innere Dienste empfiehlt, die Beschlüsse zu c) zu fassen.

b)   Der Verwaltungsausschuss schlägt vor, die Beschlüsse zu c) zu fassen.

c)    Der Rat fasst folgende Beschlüsse:

1. Die Schlussberichte der Rechnungsprüfungsämter der Stadt Sehnde und der Region Hannover über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2023 der Stadt Sehnde sowie die Stellungnahmen des Bürgermeisters zu diesen Berichten werden gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 NKomVG zur Kenntnis genommen.
2. Der Jahresabschluss der Stadt Sehnde für das Haushaltsjahr 2023 wird gemäß § 129 Abs. 1 Satz 3 NKomVG beschlossen.
3. Dem Bürgermeister wird gemäß § 129 Abs. 1 Satz 3 NKomVG Entlastung erteilt.
4. Der Fehlbetrag aus dem ordentlichen Ergebnis in Höhe von 1.072.175,89 € wird gemäß § 110 Abs. 7 in Verbindung mit § 123 Abs. 1 Nr. 1 NKomVG aus der aus ordentlichen Ergebnissen gebildeten Rücklage gedeckt.
5. Der Überschuss aus dem außerordentlichen Ergebnis in Höhe von 3.051.588,75 € wird gemäß § 24 Abs. 3 KomHKVO den Überschüssen der aus außerordentlichen Ergebnisses gebildeten Rücklage nach § 123 Abs. 1 Nr. 2 NKomVG zugeführt.

Gemäß § 128 NKomVG hat die Stadt für jedes Haushaltsjahr einen Jahresabschluss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung klar und übersichtlich aufzustellen. Im Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen sowie die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune darzustellen.

Die Prüfung des Jahresabschlusses 2023 wurde vom Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde gemäß der §§ 155 und 156 NKomVG durchgeführt.

Der Bereich der technischen Prüfung wird gemäß Vereinbarung durch das Rechnungsprüfungsamt der Region Hannover wahrgenommen. Die Ergebnisse der Prüfung für das Haushaltsjahr 2023 sind mit gesondertem Schlussbericht vom 14.10.2025 in der Beschlussvorlage Nr. 2026/0812 dargestellt. Dieser Prüfbericht wird damit Bestandteil der Kenntnisnahme, der Beschlussfassung und der Entlastung für den Jahresabschluss des Haushaltsjahres 2023.

Das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses 2023 des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Sehnde ist in dem dieser Beschlussvorlage beigefügten Schlussbericht enthalten.

Insgesamt bleibt festzuhalten, dass der Jahresabschluss zum 31.12.2023 sowie die Buchführung der Gemeinde nach pflichtgemäßer Prüfung den Rechtsvorschriften entspricht. Die Finanz-, Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität werden im Jahresabschluss entsprechend den tatsächlichen Verhältnissen dargestellt. Bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen wurde nach der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren.

Das Haushaltsjahr 2023 schließt mit einem Überschuss in Höhe von 1.979.412,86 € ab. Dieser teilt sich in einen Fehlbetrag aus dem ordentlichen Ergebnis von 1.072.175,89 € und in einen Überschuss aus dem außerordentlichen Ergebnis in Höhe von 3.051.588,75 € auf. Der Jahresabschluss 2023 mit der Gesamtergebnisrechnung, der Gesamtfinanzrechnung und der Bilanz ist dieser Vorlage beigefügt.

Stellungnahme des Bürgermeisters zum Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2023:

Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde hat am 28.07.2026 den Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2023 vorgelegt. Dieser stellt in erster Linie auf die Richtigkeit der Rechnungslegung im Jahresabschluss 2023 und bildet das Ergebnis der Prüfungsarbeit des Rechnungsprüfungsamtes ab.

Im Anschluss an die Erstellung des Schlussberichtes nimmt der Bürgermeister, soweit erforderlich, Stellung zu den Prüfungsbemerkungen. Die Stellungnahme des Bürgermeisters ist, wie der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes, Bestandteil des Jahresabschlusses.

Der Schlussbericht zum Jahresabschluss 2023 weist erläuterungsbedürftige Bestandteile auf, zu der wie folgt Stellung genommen wird:

Prüfungsbemerkung 1 - Vergabewesen

In Einzelfällen wurden hierbei die vergaberechtlichen Vorschriften nicht beachtet.

Stellungnahme:

Die mit Vergaben befassten Mitarbeitenden wurden noch einmal nachdrücklich darauf hingewiesen, dass alle vergaberechtlichen Vorgaben zwingend einzuhalten sind.

Prüfungsbemerkung 2 – Vergabewesen

KiTa „Maschwiese“ Mietvertrag vs.- Bestellbau“

Aus Sicht des Rechnungsprüfungsamts liegt somit ein Bestellbau vor und es hätte im Vorfeld ein entsprechendes Verfahren stattfinden müssen. Am bedauerlichsten ist jedoch, dass im Vorfeld weder das örtliche Rechnungsprüfungsamt noch das für technische Prüfung beauftragte Rechnungsprüfungsamt der Region Hannover eingebunden wurde oder eine anderweitige Abklärung vergaberechtlicher Fragen stattgefunden hat. Dies gilt sowohl für das Verfahren als auch für die eingangs erwähnte Beschlussdrucksache.

Stellungnahme:

Im Prüfungsjahr wurde die Kita „Maschwiese“ im „Kurt-Lau-Weg 2“ eröffnet. Der hierzu geschlossene Mietvertrag wurde im Vorfeld dem Rat in nichtöffentlicher Drucksache zum Beschluss vorgelegt.

Grundsätzlich werden Mietverträge nicht vom Vergaberecht erfasst. Im vorliegenden Fall liegen jedoch eine Vielzahl von Indikatoren vor, die darauf schließen lassen, dass es sich um einen sog. Bestellbau handelt.

Ein Bestellbau liegt immer dann vor, wenn

-          ein noch nicht vorhandenes Gebäude

-          für die wirtschaftliche Nutzung eines öffentlichen Auftraggebers

-          unter erheblicher Einflussnahme des Auftraggebers

Über das Vorgehen zur Herstellung einer weiteren Kita in Sehnde-Mitte hat der Rat der Stadt Sehnde in seiner Sitzung am 29.09.2016 (2016/0494-1) entschieden. Mit der beispielhaften Aufzählung „Maschwiese“ wurde deutlich, dass die Realisierung der Baumaßnahme nicht auf einem städtischen Grundstück und somit in Abstimmung mit der Grundstückseigentümerin und dem von dort beauftragten Bauunternehmen erfolgen wird.

Mit der Beschlussvorlage 2019/0613 wurde der Beschluss aus 2016 am 07.11.2019 konkretisiert:

„5.) „Zur Erfüllung des Rechtsanspruchs auf einen Kindergarten- und Krippenplatz folgende Betreuungskapazitäten zur schaffen:

-          Zwei- bis viergruppige Kindertagesstätte durch einen Investor im Baugebiet Maschwiese bis Ende 2021.“

Die Herrichtung von Räumen für eine Kindertagesbetreuung unterliegt klaren Vorgaben des Nds. Kultusministeriums, weshalb auch beim Bau durch Dritte entsprechende Standards einzuhalten sind.

Die Durchführung einer Vergabe der Baumaßnahme war aufgrund der Eigentumsverhältnisse für das vom Rat ausgewählte Grundstück nicht möglich. Aus diesem Grund erfolgte die Realisierung durch ein von der Grundstückseigentümerin beauftragtes Bauunternehmen mit anschließender Anmietung der Räume sowie des Außenspielbereiches durch die Stadt Sehnde.

Prüfungsbemerkung 3 - Steuerung

Die Kosten- und Leistungsrechnung wurde nicht vollständig nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen entsprechend den örtlichen Bedürfnissen zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit eingesetzt. […] Im Prüfungsjahr waren keine Bemühungen zu erkennen, die Kosten- und Leistungsrechnung auszuweiten, zum Zeitpunkt der Prüfungen wurden erste Maßnahmen ergriffen, um ein Konzept zur Ausweitung der KLR zu erstellen. […] Die Ergebnisse des Berichtswesens sind äußerst lückenhaft und lassen nur bedingt Rückschlüsse auf die Entwicklung des laufenden Haushaltsjahres zu. Bislang ist kaum erkennbar, dass Erkenntnisse aus dem Berichtswesen in die Haushaltsplanung einfließen, was zu weiterhin großen Abweichungen zwischen Planansätzen und Ist-Ergebnissen führt. 

Ziele und Kennzahlen wurden nicht zur Grundlage von Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle des jährlichen Haushalts genutzt.

Weder das unterjährige Berichtswesen noch Ziele und Kennzahlen wurden erkennbar von den Produktverantwortlichen zur Planung und Steuerung genutzt, vielmehr ist noch immer keine transparente und systematisierte Haushaltsüberwachung erkennbar.

Stellungnahme:

Die Einführung einer rechtlich geforderten flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung ist eine sehr komplexe Thematik, die nicht innerhalb weniger Monate oder auch weniger Jahre vollständig umsetzbar ist. Von daher war der Aufbau dieser flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung bisher nicht umsetzbar. Derzeit wird in der Finanzwesen-Software Infoma die digitale Erstellung der Kosten- und Leistungsrechnung eingerichtet. Zudem werden zur besseren Kontrolle/Überwachung der Entwicklung von Erträge und Aufwendungen in den Fachdiensten über das Controlling regelmäßig Berichte zur Verfügung gestellt.

Es wurde ein strategisches Handlungskonzept entwickelt, das vom Rat zustimmend zur Kenntnis genommen wurde. Die Umsetzung dieses Konzeptes muss nun vorangetrieben werden.

Prüfungsbemerkung 4 – Fristen zum Jahresabschluss

Die gesetzlichen Vorschriften für die Fristen zum Jahresabschluss und zur Vorlage im Rat wurden somit nicht eingehalten. Eine angemessene Prüfung des Abschlusses zur fristgerechten Vorlage war somit faktisch unmöglich.

Stellungnahme:

Auf Grund der nicht vorhandenen Personalressourcen war eine fristgerechte Erstellung des Jahresabschlusses 2023 nicht möglich. Eine kontinuierliche Einhaltung der gesetzlichen Fristen wird angestrebt. Die Jahresabschlüsse der Haushaltsjahre 2024 und 2025 werden derzeit mit Hochdruck erstellt. Ziel ist es, diese Jahresabschlüsse bis Oktober 2026 dem Rat zur Beschlussfassung vorzulegen.

Prüfungsbemerkung 5 – Fristen zum Jahresabschluss

Es ist allerdings auch festzustellen, dass in einigen wesentliche Bereiche die in 2019 begonnen rollierende Inventurprozess noch immer nicht umgesetzt wurde. Für diesen Bereich kann lediglich festgestellt werden, dass die Bilanzwerte den Buchwerten entsprechen. Eine Richtigkeit der Buchwerte wird ausdrücklich nicht bestätigt.

Stellungnahme:

Zur zukünftigen Sicherstellung einer rollierenden körperlichen Inventur wurden bereits bzw. werden durch Organisationsmaßnahmen noch zusätzliche Personalkapazitäten zur Verfügung gestellt. Damit soll erreicht werden, das insbesondere im Bereich der Grundstücke und der Gebäude die Richtigkeit der Buchwerte bestätigt werden kann. In den überwiegenden Teilen der anderen Bereiche ist die rollierende körperliche Inventur bereits etabliert.

Prüfungsbemerkung 6 – Beteiligungsakten

Für die ausgewiesenen einzelnen Gesellschaften waren keine Beteiligungsakten angelegt. Es wird empfohlen Akten für jede Beteiligung anzulegen, aus welcher die Historie und die Verbindungen hervorgehen, um sich von individuellen Einzelwissen unabhängig zu machen.

Stellungnahme:

Die Unterlagen werden in gesonderten Ordnern einerseits über die Gründung sowie wesentliche Entscheidungen und andererseits über Ergebnisse aufbewahrt. Die Akten sind damit vorhanden und einsehbar. Es wird jedoch der Hinweis des Rechnungsprüfungsamtes aufgenommen und für jede Beteiligung entsprechende Akten nach den Vorgaben angelegt. Im Rahmen der Digitalisierung der Verwaltung werden durch das eingeführte Dokumentenmanagementsystem auch die Beteiligungsakten migriert.

Prüfungsbemerkung 7 – Abweichungen von der Haushaltsplanung zum Jahresergebnis

Das Jahresergebnis und die Haushaltsplanung differieren weiterhin erheblich.

Zu beobachten ist hier ein Absinken der Erträge zum Vorjahr, wenn auch noch deutlich geringer als in der Planung prognostiziert.

Wie bei allen vorausgehenden Jahresabschlüssen muss jedoch erneut festgestellt werden, dass die geplanten Aufwendungen (insbesondere für Sach- und Dienstleistungen die sogar die Vorjahreswerte unterschritten) nicht die im Plan prognostizierten Werte erreicht wurden. Lediglich bei den Transferaufwendungen wurden die prognostizierten Steigerungen auch wirklich erreicht.

Wenn auch das Haushaltsjahr mit einem Defizit von rund einer Millionen Euro abschließt, so liegt dies doch weit von dem prognostizierten Defizit von über elf Millionen Euro.

Darüber hinaus konnten erheblich höhere außerordentliche Erträge erzielt werden, so dass der Gesamthaushalt sogar statt dem planerischen Defizit von fast elf Millionen Euro einen Überschuss von rund zwei Millionen Euro aufweist.

Auffällig ist hier die mittlerweile erhebliche Abweichung von Plan zu Ist.

Im FHH spiegelt sich im Wesentlichen die beschriebene Entwicklung des EHH wieder.

Stellungnahme:

Die Haushaltsplanungen für den Doppelhaushalt 2023/2024 erfolgten im Jahr 2022 kurz nach Beginn des Angriffskrieges auf die Ukraine. Die Auswirkungen auf die geopolitische Lage sowie auf die damit verbundene Energieversorgung in Deutschland haben die Haushaltsplanungen hierzu deutlich verkompliziert. Die prognostizierten und eingeplanten Preissteigerungen für Strom- und Heizkosten sind jedoch nicht in dem geplanten Umfang eingetreten.
Ein Grundsatz der Haushaltswirtschaft ist, die Erträge vorsichtig zu planen. Auch diese Planung der Haushaltsmittel standen noch unter den Auswirkungen der Corona-Pandemie und der Auswirkungen des Angriffskrieges auf die Ukraine. Die Prognosen zu Gewerbesteuererträgen im Jahr 2022 waren alle sehr negativ und haben die Haushaltsplanungen entsprechend beeinflusst. Die tatsächlichen Gewerbesteuerveranlagungen und –einzahlungen fielen jedoch erfreulicherweise deutlich positiver aus und sind zu einem großen Teil auf die Nachveranlagungen der Corona-Jahre 2020 und 2021 zurückzuführen, da die Steuererleichterungen nicht mehr zum Tragen kamen.

Die Planung für 2023 erfolgte auf den in 2022 vorliegenden Erkenntnissen. So sind beispielsweise alle Verpflichtungen, die sich aus allen Arbeitsverträgen ergeben, in der Planung in voller Höhe zu berücksichtigen.

Im Jahr 2023 wurden 49 Stellenausschreibungsverfahren durchgeführt. Bei 9 Verfahren konnte die zu besetzende Stelle im ersten Auswahlverfahren nicht besetzt werden. In einem Verfahren konnte die Stelle erst im vierten Auswahlverfahren besetzt werden. Aufgrund der so nicht besetzten Stellen konnten diverse Maßnahmen im Rahmen der verfügbaren Personalressourcen nicht oder nur sehr zeitversetzt bearbeitet werden.

Unabhängig davon muss zukünftig besonders darauf geachtet werden, dass die veranschlagten Mittel unter Berücksichtigung der vorhandenen Personalressourcen auch umsetzbar sind.

Bei den weiteren großen Ertragspositionen, wie z.B. den Gemeindeanteilen an der Einkommensteuer, erfolgte die Ansatzplanung auf Grund der vorliegenden Steuerschätzungen und dem Orientierungsdatenerlass des Landes Niedersachsen.

Prüfungsbemerkung 8 – Liquiditätsplanung

Es wurde eine Liquiditätsplanung zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit durchgeführt. Die Angemessenheit und Wirksamkeit wurden im Jahr 2022 geprüft. Es muss festgehalten werden, dass die Liquiditätsplanung Optimierungsbedarf aufweist, insbesondere da diese weitestgehend analog erfolgt und Regelungen der Dienstanweisung der Stadt Sehnde für die Finanzbuchhaltung und die Stadtkasse in der Praxis nicht umgesetzt werden. In 2023 kam es jedoch zu keinem nennenswerten Liquiditätsengpass.

Stellungnahme:

Wie im Prüfungsbericht beschrieben, findet selbstverständlich eine Liquiditätsplanung durch den Leiter des Fachdienstes Finanzen in Abstimmung mit der Kassenleitung statt. Diese erfolgt grundsätzlich wöchentlich, bei Bedarf aber auch täglich. Dabei wird darauf geachtet, dass Dispositionszinsen möglichst vermieden und Guthabenzinsen erwirtschaftet werden.

Es wurde aber der Hinweis des Rechnungsprüfungsamtes aufgenommen und die ständige Liquiditätsplanung wird besser dokumentiert. Dafür wurde Anfang 2026 zusätzlich eine automatisierte Liquiditätsplanung eingeführt, um eine regelmäßige Dokumentation sicherzustellen.

Wie das RPA bereits festgestellt hat, kam es in 2023 zu keinem größeren Liquiditätsproblem.

- Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2023

- Jahresrechnung 2023