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Bürgerinformationssystem Stadt Sehnde
Vorlage - 2026/0885
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Beschlussvorschlag:a) Der Fachausschuss Finanzen, Steuerung, Innere Dienste empfiehlt, die Beschlüsse zu c) zu fassen.
b) Der Verwaltungsausschuss schlägt vor, die Beschlüsse zu c) zu fassen.
c) Der Rat fasst folgende Beschlüsse:
Sachverhalt:Gemäß § 128 NKomVG hat die Stadt für jedes Haushaltsjahr einen Jahresabschluss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung klar und übersichtlich aufzustellen. Im Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen sowie die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune darzustellen.
Die Prüfung des Jahresabschlusses 2025 wurde vom Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde gemäß der §§ 155 und 156 NKomVG durchgeführt.
Der Bereich der technischen Prüfung wurde bis 2023 gemäß Vereinbarung durch das Rechnungsprüfungsamt der Region Hannover wahrgenommen. Ab dem Haushaltsjahr 2024 werden die Ergebnisse der technischen Prüfungen Bestandteil dieses Prüfberichts und es wird keine gesonderte Unterrichtung geben.
Das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses 2025 des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Sehnde ist in dem dieser Beschlussvorlage beigefügten Schlussbericht enthalten. Insgesamt bleibt festzuhalten, dass der Jahresabschluss zum 31.12.2025 sowie die Buchführung nach pflichtgemäßer Prüfung den Rechtsvorschriften entspricht. Die Finanz-, Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität werden im Jahresabschluss entsprechend den tatsächlichen Verhältnissen dargestellt. Bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen wurde nach der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren.
Das Haushaltsjahr 2025 schließt mit einem Fehlbetrag in Höhe von 7.430.845,13 € ab. Dieser teilt sich in einen Fehlbetrag aus dem ordentlichen Ergebnis von 10.270.645,93 € und in einen Überschuss aus dem außerordentlichen Ergebnis in Höhe von 2.839.800,80 € auf. Der Jahresabschluss 2025 mit der Gesamtergebnisrechnung, der Gesamtfinanzrechnung und der Bilanz ist dieser Vorlage beigefügt.
Stellungnahme des Bürgermeisters zum Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2025
Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde hat am 02.09.2026 den Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2025 vorgelegt. Dieser stellt in erster Linie auf die Richtigkeit der Rechnungslegung im Jahresabschluss 2025 und bildet das Ergebnis der Prüfungsarbeiten des Rechnungsprüfungsamtes ab.
Im Anschluss an die Erstellung des Schlussberichtes nimmt der Bürgermeister, soweit erforderlich, Stellung zu den Prüfungsbemerkungen. Die Stellungnahme des Bürgermeisters ist, wie der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes, Bestandteil des Jahresabschlusses.
Der Schlussbericht zum Jahresabschluss 2025 weist erläuterungsbedürftige Bestandteile auf, zu der wie folgt Stellung genommen wird:
Prüfungsbemerkung 1 - Vergabewesen In Einzelfällen wurden hierbei die vergaberechtlichen Vorschriften nicht beachtet.
Stellungnahme: Die Verwaltung hat die bestehenden organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Durchführung von Vergabeverfahren weiterhin fortgeführt. Die mit Vergabeverfahren betrauten Mitarbeitenden wurden erneut für die Bedeutung der Einhaltung der einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften sensibilisiert und auf eine sorgfältige Beachtung der maßgeblichen Verfahrensvorgaben hingewiesen. Auch künftig wird auf eine rechtssichere, transparente und nachvollziehbare Durchführung der Vergabeverfahren und die konsequente Beachtung der vergaberechtlichen Anforderungen hingewirkt. Prüfungsbemerkung 2 – Vergabewesen, Kita Donauallee Im Prüfungsjahr wurde die Kita Donauallee in Betrieb genommen. Im Vorfeld erfolgte 2020/21 eine Ausschreibung für den Bau und Betrieb der Kita, als Los 1 einer Gesamtvergabe. Der ausgeschriebene Bau und damit der Betrieb haben sich jedoch enorm verzögert. Im Jahr 2023 wurden dann ein Erbbaurechtsvertrag sowie ein Defizitdeckungsvertrag geschlossen. In beiden sind Baukosten verankert, die das Ausschreibungsergebnis erheblich überschreiten. Hierzu wurde dem Rechnungsprüfungsamt kein Nachtrag vorgelegt. Neben den hier erwähnten formellen Bedenken wird der Aspekt der Wirtschaftlichkeit im Rahmen einer Gesamtbetrachtung der Kindertageseinrichtungen als Sonderprüfung erfolgen.
Stellungnahme: Die Feststellung des Rechnungsprüfungsamtes zum fehlenden Nachtrag zum Zeitpunkt der Erstellung des Prüfungsberichtes für die Jahresrechnung 2025 trifft zu. Der erforderliche Ratsbeschluss zum Betriebsführungsvertrag Kita Donauallee mit der Johanniter Unfallhilfe e.V. wurde in der Sitzung am 27.08.2026 unter der Beschlussvorlage Nr. 2026/0840-1-1-1 nachgeholt. Im Ursprungsvertrag war bisher nicht berücksichtigt, dass auch Zins- und Kapitalkosten, insbesondere während der Bauphase, als Betriebskosten abzurechnen sind. Parallel dazu ergab sich der Umstand, dass die Kindertagesstätte Donauallee den Betrieb sukzessive aufnimmt und nicht sofort alle sechs Gruppen zum 1.10.25 eröffnet wurden. Grund hierfür ist einerseits die aktuelle Überversorgung im östlichen Stadtgebiet als auch die Tatsache, dass das Baugebiet Rethmar-West noch nicht vollständig bebaut ist. Dies hat zur Folge, dass die genehmigten Fördermittel in Höhe von 518.000,00 Euro für die Schaffung von Neuplätzen zunächst nicht vollständig ausgezahlt werden. So führt die reduzierte Auslastung bedingungsgemäß zu einer zeitlichen Verschiebung bei der Auszahlung des Investitionskostenzuschusses der Region Hannover. Ein erster Teilbetrag wird bis zum 31.12.2026 an den Träger gezahlt. Nach Aufnahme des Betriebes mit Vollauslastung in sechs Gruppen erfolgt die Zahlung eines zweiten Teilbetrages bis zum 31.12.2027. Im bisherigen Betriebsführungsvertrag ist dieser Umstand nicht berücksichtigt. Die Finanzierung sah ursprünglich vor, die volle Fördersumme sofort als Gegenfinanzierung einzusetzen, sodass im Betriebsführungsvertrag ein Betrag von 5,1 Millionen Euro als Gesamtkosten der Maßnahmen festgeschrieben wurde. Dieser Betrag ergibt sich aus den tatsächlichen Kosten (einschl. Kostensteigerungen) für die Gesamtmaßnahme in Höhe von rd. 5,6 Millionen Euro abzüglich der Förderung in Höhe von 518.000,00 Euro. Da diese Gegenfinanzierung nun jedoch aus den oben genannten Gründen nicht wie geplant eingesetzt werden kann, da sie deutlich später als ursprünglich kalkuliert zum Tragen kommt, war es erforderlich, die Beträge zu den Gesamtbaukosen im Betriebsführungsvertrag anzupassen. Die Fördermittel werden dann uneingeschränkt in den Haushalt der Stadt Sehnde einfließen und vollständig als Ertrag in der jeweiligen Jahresabrechnung geführt und somit das von der Stadt Sehnde zu tragende Defizit in den jeweiligen Haushaltsjahren entsprechend reduzieren.
Prüfungsbemerkung 3 - Steuerung Die Kosten- und Leistungsrechnung wurde nicht vollständig nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen entsprechend den örtlichen Bedürfnissen zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit eingesetzt. […] Im Prüfungsjahr waren erste Bemühungen zu erkennen, die Kosten- und Leistungsrechnung auszuweiten. Zum Zeitpunkt der Prüfungen wurden an einem Konzept zur Ausweitung der KLR gearbeitet, dies Konzept wurde dem RPA bislang aber bislang nicht vorgelegt. Das Controlling war mit einem unterjährigen Berichtswesen ausgestattet, die Ergebnisse des Berichtswesens sind äußerst lückenhaft und lassen nur bedingt Rückschlüsse auf die Entwicklung des laufenden Haushaltsjahres zu. Bislang ist kaum erkennbar, dass Erkenntnisse aus dem Berichtswesen in die Haushaltsplanung einfließen, was zu weiterhin großen Abweichungen zwischen Planansätzen und Ist-Ergebnissen führt. Das vorhandene Kontroll- und Steuerungssystem war nach dem Ergebnis dieser Prüfung den örtlichen Bedürfnissen nicht in allen Ausprägungen angemessen aufgebaut. Ziele und Kennzahlen wurden nicht zur Grundlage von Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle des jährlichen Haushalts genutzt (siehe auch Schlussberichte 2013-2023). Weder das unterjährige Berichtswesen noch Ziele und Kennzahlen wurden erkennbar von den Produktverantwortlichen zur Planung und Steuerung genutzt, vielmehr ist noch immer keine transparente und systematisierte Haushaltsüberwachung erkennbar. Die in den Quartalsberichten vorgebrachten Abweichungserläuterungen deuten ferner darauf hin, dass die Budgetverantwortung nicht in allen Bereichen vollumfänglich wahrgenommen wird.
Stellungnahme: Die im Prüfungsvermerk angesprochenen Bereiche der Kosten- und Leistungsrechnung, des Controllings und der unterjährigen Haushaltssteuerung wurden von der Verwaltung weiterentwickelt. Die Weiterentwicklung und Implementierung der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) stellt aufgrund ihrer Komplexität und der zu berücksichtigenden örtlichen Gegebenheiten, wie bereits in den Stellungnahmen der letzten Jahre angegeben, einen längerfristigen Prozess dar. Derzeit wird zunächst für einen Teilbereich der Verwaltung die Implementierung der KLR erarbeitet. Auf dieser Grundlage ist vorgesehen, die KLR im weiteren Verlauf schrittweise auf die gesamte Verwaltung auszuweiten. Ziel ist es, die KLR künftig stärker für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit sowie für die Verwaltungssteuerung zu nutzen. Auch das Controlling wurde zwischenzeitlich weiterentwickelt. Im Jahr 2025 wurde ein neues Controlling-Instrument eingeführt, mit dem die vorliegenden Finanzdaten detaillierter ausgewertet und analysiert werden können. Die Fachdienstleitungen erhalten auf dieser Grundlage monatlich entsprechende Auswertungen im Rahmen eines regelmäßigen Berichtsabonnements. Darüber hinaus besteht jederzeit die Möglichkeit, bei Bedarf individuelle und weitergehende Auswertungen anzufordern. Damit steht den Fachdienstleitungen inzwischen eine deutlich verbesserte und regelmäßig aktualisierte Datengrundlage für die Beobachtung der Haushaltsentwicklung zur Verfügung. Die Nutzung dieser Informationen für die laufende Steuerung und die Wahrnehmung der jeweiligen Budgetverantwortung obliegt den zuständigen Verantwortlichen in den Fachdiensten. Von zentraler Seite werden hierfür die erforderlichen Informationen und Auswertungsmöglichkeiten bereitgestellt. Das unterjährige Berichtswesen wurde ebenfalls weiterentwickelt. Die politischen Gremien werden inzwischen mit einem Quartalsbericht über die Entwicklung des laufenden Haushaltsjahres informiert. Die hierfür erforderlichen Informationen und Erläuterungen werden durch die zuständigen Fachdienste bereitgestellt. Das Verfahren wird fortlaufend angepasst.
Die im Prüfungsvermerk angesprochene stärkere Einbindung von Zielen und Kennzahlen in die Haushaltsplanung, Steuerung und Erfolgskontrolle ist bislang noch nicht in dem erforderlichen Umfang umgesetzt. Die Entwicklung der KLR und des Controllings sowie die Weiterentwicklung des Berichtswesens bilden hierfür zunächst eine verbesserte Grundlage. Die weitere Verknüpfung dieser Instrumente mit Zielen und Kennzahlen soll im weiteren Verlauf schrittweise entwickelt werden. Insgesamt wurden damit seit dem Prüfungszeitraum insbesondere im Bereich des Controllings und des unterjährigen Berichtswesens wesentliche Weiterentwicklungen vorgenommen. Die eingeführten Verfahren sind noch vergleichsweise neu und werden auf Grundlage der bisherigen Erfahrungen fortlaufend überprüft und angepasst.
Prüfungsbemerkung 4 – Fristen zum Jahresabschluss Die gesetzlichen Vorschriften für die Fristen zum Jahresabschluss und zur Vorlage im Rat wurden somit nicht eingehalten.
Stellungnahme: Die im Prüfungsvermerk festgestellte Nichteinhaltung der gesetzlichen Fristen für die Erstellung und Vorlage der Jahresabschlüsse ist insbesondere vor dem Hintergrund des in den vergangenen Jahren entstandenen Rückstands bei den Jahresabschlussarbeiten zu sehen. Die sukzessive Aufarbeitung dieses Rückstands hat erhebliche Kapazitäten gebunden und sich entsprechend auf die zeitgerechte Erstellung der nachfolgenden Jahresabschlüsse ausgewirkt. Zwischenzeitlich konnte die Situation jedoch deutlich verbessert werden. Im laufenden Jahr konnten bereits drei Jahresabschlüsse erstellt und der bestehende Rückstand damit maßgeblich aufgearbeitet werden. Die Stadt befindet sich damit wieder auf einem deutlich verbesserten Bearbeitungsstand und ist auf dem Weg, zu einem regulären Abschlussrhythmus zurückzukehren. Der Jahresabschluss 2026 soll bis zum 31.03.2027 fertiggestellt werden. Die anschließenden Schritte zur Prüfung und Vorlage im Rat sollen ebenfalls fristgerecht erfolgen. Ziel ist die Einhaltung der gesetzlichen Fristen für die Erstellung, Prüfung und Vorlage der Jahresabschlüsse.
Prüfungsbemerkung 5 – Inventurprozess
Es ist allerdings auch festzustellen, dass in einigen wesentliche Bereiche die in 2019 begonnen rollierende Inventurprozess noch immer nicht umgesetzt wurde. Für diesen Bereich kann lediglich festgestellt werden, dass die Bilanzwerte den Buchwerten entsprechen. Eine Richtigkeit der Buchwerte wird ausdrücklich nicht bestätigt. Stellungnahme: Zur nachhaltigen Sicherstellung der rollierenden körperlichen Inventur werden weiterhin zusätzliche Personalkapazitäten eingesetzt. Diese unterstützen insbesondere die Überprüfung der Grundstücke und Gebäude, um die Korrektheit und Verlässlichkeit der entsprechenden Buchwerte sicherzustellen. In den überwiegenden Teilen der Fachdienste ist die rollierende körperliche Inventur bereits umgesetzt und fest etabliert. Durch die fortlaufende Durchführung wird eine kontinuierliche und verlässliche Bestandsaufnahme gewährleistet und damit die Transparenz und Genauigkeit der Vermögenswerte unterstützt.
Prüfungsbemerkung 6 – Beteiligungsakten Für die ausgewiesenen einzelnen Gesellschaften waren keine Beteiligungsakten angelegt. Es wird empfohlen Akten für jede Beteiligung anzulegen, aus welcher die Historie und die Verbindungen hervorgehen, um sich von individuellen Einzelwissen unabhängig zu machen.
Stellungnahme: Die Unterlagen werden derzeit in getrennten Ordnern geführt. Dabei werden zum einen die Unterlagen zur Gründung sowie wesentliche Entscheidungen und zum anderen die Berichte über die jeweiligen Ergebnisse abgelegt. Die erforderlichen Unterlagen sind somit vollständig vorhanden und können bei Bedarf eingesehen werden. Der Hinweis des Rechnungsprüfungsamtes wird durch den Fachdienst Finanzen berücksichtigt. Künftig sollen die Akten für jede Beteiligung entsprechend der vorgegebenen Anforderungen einheitlich geführt und angelegt werden. Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltung werden die Beteiligungsakten in das bereits eingeführte Dokumentenmanagementsystem überführt. Hierzu sollen die bislang in Papierform geführten Unterlagen zum nächstmöglichen Zeitpunkt zusammengeführt und digital migriert werden.
Prüfungsbemerkung 7 – Abweichungen von der Haushaltsplanung zum Jahresergebnis Zu beobachten ist hier ein leichtes Absinken der Erträge im Vergleich zum Vorjahr, wenn auch deutlich geringer als in der Planung prognostiziert. Wie bei allen vorausgehenden Jahresabschlüssen muss jedoch erneut festgestellt werden, dass die geplanten Aufwendungen (insbesondere für Sach- und Dienstleistungen) nicht die im Plan prognostizierten Werte erreicht wurden. Wenn auch das Haushaltsjahr mit einem Defizit von rund 7,4 Millionen Euro abschließt, so liegt dies doch weit unter dem prognostizierten Defizit von über 13,6 Millionen Euro. Im FHH spiegelt sich im Wesentlichen die beschriebene Entwicklung des EHH wider.
Stellungnahme: Der leichte Rückgang der ordentlichen Erträge gegenüber dem Vorjahr ist im Wesentlichen auf die Entwicklung der Gewerbesteuer zurückzuführen: Im Vorjahr hatten Nachveranlagungen aus den Corona-Jahren zu einem außergewöhnlich hohen Steueraufkommen geführt, das sich im Berichtsjahr wieder normalisiert hat. Gleichzeitig lagen die ordentlichen Erträge insgesamt deutlich über dem Planansatz, was zeigt, dass die Ertragsplanung insgesamt vorsichtig angesetzt war. Maßgeblich für diese Mehrerträge waren insbesondere höhere Zuwendungen und allgemeine Umlagen sowie höhere Auflösungserträge aus Sonderposten, denen leichte Planunterschreitungen bei den öffentlich-rechtlichen Entgelten, den Kostenerstattungen und den Zinserträgen gegenüberstanden. Die erneute deutliche Unterschreitung der geplanten Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen ist auf verschiedene Ursachen zurückzuführen, die sich über mehrere Fachdienste und Aufwandspositionen verteilen. Beispielhaft zu nennen sind etwa die Behandlung gewährter Fördermittel im Bereich der Gebäudeunterhaltung, bei der eine haushaltsrechtliche Vorgabe zur investiven statt konsumtiven Erfassung bei der Planaufstellung nicht berücksichtigt wurde sowie die Planung der Honorarkosten in einzelnen Fachdiensten, wo Ansätze aus Vorjahren unverändert fortgeschrieben wurden, ohne sie an die tatsächliche Kostenentwicklung anzupassen. Die Verwaltung wird die Ursachen der größeren Abweichungen im Einzelnen weiter analysieren und bei der Aufstellung künftiger Haushaltspläne gezielt aufgreifen, um die Planungsgenauigkeit in diesem Bereich zu verbessern. Das gegenüber der Planung deutlich geringere Jahresdefizit resultiert damit aus dem Zusammenwirken beider Effekte: einer vorsichtigen Ertragsplanung und einer zu hoch angesetzten Planung bei den Sach- und Dienstleistungen. Da sich diese Effekte in vergleichbarer Weise auch im Finanzhaushalt niederschlagen, ergibt sich dort im Wesentlichen das Bild wie im Ergebnishaushalt. Finanzielle Auswirkungen:
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