Vorlage - 2015/0300  

1.Der Rat nimmt das Organigramm und die Grundzüge der Steuerungsarchitektur zur

Kenntnis.

2.Der Rat setzt den Bürgermeister und den Ersten Stadtrat als Vorstand der Verwaltung

ein.

Der Rat hatte in seiner Sitzung am 30. April 2015 den Bürgermeister beauftragt, den Verwaltungsaufbau zu überarbeiten, in dem ein Verwaltungsvorstand eingerichtet  und auf die Ebene der Fachbereichsleiter verzichtet werden soll. Der Verwaltungsvorstand wird im Einvernehmen mit dem Rat besetzt.

Erste Ergebnisse zur Ausgestaltung der neuen Struktur wurden in der Drucksache 2015/262 erläutert und vom Rat am 22. Juli zustimmend zur Kenntnis genommen.

Parallel zur Information des Rates wurden auch alle MitarbeiterInnen in Form von 5 inhaltsgleichen MitarbeiterInnen- Informations-Veranstaltung durch die, von mir eingesetzte  Arbeitsgruppe „Strukturveränderung“ informiert.

Durch die Arbeitsgruppe ist gewährleistet, dass die Ergebnisse aus dem extern begleiteten Veränderungsprozess in die Strukturreform einfließen.

Grundzüge der Struktur

Inzwischen ist ein Organigramm erarbeitet worden, das die Vorgaben des Rates sowie Impulse aus dem Veränderungsprozess berücksichtigt:

• Es soll ein Verwaltungsvorstand, bestehend aus dem Bürgermeister und dem Ersten Stadtrat gebildet werden,
• die Fachbereichsleitungsebene wird es zukünftig nicht mehr geben,
• aus den Sachgebieten werden Fachdienste und unterstützende Fachdienste,
• der Stab wird verkleinert und
• die Arbeitsplätze der SachberarbeiterInnen werden in der Regel nicht verändert.

Daneben beabsichtige ich insoweit meinen Stab umzubilden, als die bisherige Stabstelle Finanzen und Controlling in einen „unterstützenden Fachdienst“ Finanzen umgebildet wird. Als neue Stäbe werden das „Bürgermeisterbüro“ sowie ein Stab „Gremienbetreuung/Controlling/Beschwerdemanagement“ eingerichtet. Da die bisherige Betreuung der Ausschüsse durch die Fachbereiche nicht mehr möglich ist, muss die Betreuung  der vier Ausschüsse zentral erfolgen.

Dies führt auch zu einer Abkürzung der Koordination der gesamten Gremienarbeit, die ein wesentlicher Teil der Gesamtsteuerung ist.

Die Stäbe „Gleichstellungsbeauftragte“ und „Leiter Rechnungsprüfung“ bleiben aufgrund gesetzlicher Grundlagen bestehen.

Anders als in der Vergangenheit werden Aufgaben nicht in abgegrenzten Zuständigkeiten in einer starren Linienorganisation wahrgenommen, sondern in einer die Gesamtperspektive berücksichtigenden Matrixorganisation. Querschnittsaufgaben werden durch Projekt- und Arbeitsgruppen noch erfolgreicher bearbeitet (Beispiel: AG Flüchtlingsunterbringung und –betreuung).

Rolle des Vorstands

Der Vorstand steuert die strategische Planung auf der Grundlage der Vorgaben aus der langfristigen Gesamtstrategie des Rates und des nach der Wahl mit dem neuen Rat zu erarbeitenden Leitbildes.

Er verantwortet die Umsetzung der Vorgaben des Rates, der gesetzlichen Vorschriften und der vereinbarten Ziele der Produktpläne.

Der Vorstand ist für den Rat der Kontaktknotenpunkt in die Verwaltung. Er organisiert den Informationsfluss zwischen Rat und Verwaltung und die Betreuung der Ratsgremien.

Der Dialog zwischen Rat, Verwaltung und Bürgerschaft wird vom Vorstand koordiniert.

Der Vorstand koordiniert, überwacht und evaluiert den Umbau der Verwaltung von einer Anordnungskultur zu einer Vereinbarungskultur (dies ist das Ergebnis des Veränderungsprozesses) (dies ist das Ergebnis des Veränderungsprozesses).

Er steuert die strategische Planung zur Umsetzung der Ziele des Rates und des Leitbildes.

Durch sein strategisches Management ist der Vorstand Garant für die Entwicklung und Umsetzung eines einheitlichen Führungsverständnisses, der Wirkungsorientierung der Planungsinstrumente und der Implementierung der Aspekte „Lernen und Innovation“ in das Verwaltungshandeln. 

Er führt alle FachdienstleiterInnen und Produktverantwortlichen durch Zielvereinbarungen. Er verkörpert positiv Werte und Haltungen einer Führungskraft der Sehnder  Stadtverwaltung. Als Vorgesetzter sorgt er für einen fairen Umgang im Betrieb, für Produktivität und für eine erfolgreiche Kommunikation. Lernen und Innovation ist für ihn ein gelebter Wert. FachdienstleiterInnen werden befähigt, eigenverantwortlich und motiviert ihre Aufgaben zu erledigen.

Für die vorgesehene Rolle des Vorstands ist eine Besetzung mit zwei Personen wirtschaftlich und funktionell. Der Vorstand wird daher vom Bürgermeister und dem Ersten Stadtrat besetzt.

Architektur der Steuerung:

Der Umgang miteinander soll von einer Anordnungskultur hin zu einer Vereinbarungskultur (aushandeln und vereinbaren) entwickelt werden. Dies betrifft alle Ebenen, den Rat, den Verwaltungsvorstand, die FachdienstleiterInnen und die SachbearbeiterInnen. So sollen verantwortliches Handeln und Eigeninitiative gefördert werden.

Strategische Gesamtsteuerung wird in Zukunft ausschließlich durch den Verwaltungsvorstand nach den Maßgaben des Rates erfolgen. Dabei wird der Vorstand die fachlichen Kenntnisse der FDL und Produktverantwortlichen gezielt und systematisch nutzen und diese in seine Überlegungen mit einbeziehen. Hierzu wird der Verwaltungsvorstand regelmäßig stattfindende „Strategie-Konferenzen“ zu Kernthemen (Stadtentwicklung, Personal und Führung, etc.) mit den betroffenen FachdienstleiterInnen einführen und durchführen. Die Ergebnisse werden dem Rat zugänglich gemacht. Dies führt zu einem besser abgestimmten und transparenteren Handeln.

Strategische und operative Steuerung werden in der neuen Struktur klar getrennt sein.

Operative Steuerung erfolgt durch die FachdienstleiterInnen und die Produktverantwortlichen.

Das Verständnis von Produktverantwortung beinhaltet, die Umsetzungsverantwortung der politischen  und strategischen Vorgaben, die eigenverantwortliche Arbeitsorganisation und bei Personalverantwortung die fachliche Personalführung. Auch hier gilt der Grundsatz „vereinbaren statt anordnen“.

Die Rolle der FachdienstleiterInnen und  unterstützenden FachdienstleiterInnen wird sich in diesen Punkten von der der bisherigen Sachgebietsleitungen unterscheiden.

Zu ihrer Unterstützung werden begleitende, regelmäßig stattfindende Kooperationszirkel zu verschiedenen Themen (Personalentwicklung, Führung, Abstimmung zwischen unterstützenden FD und FD etc.) eingerichtet.

Bereits ab Herbst werden Führungskräfte gezielt geschult, um die an sie gestellten Erwartungen noch besser erfüllen zu können.

Ausgehend von den Ergebnissen des  Projekts „flächendeckende Stellenbeschreibung“ werden Zeitanteile und Bewertung von Führungsaufgaben ermittelt und in den Stellenbeschreibungen verankert. So kann gewährleistet werden, dass die Bereitstellung von verträglichen Zeitressourcen für Führung zeitnah erfolgen kann.

Organigramm