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Vorlage - 2016/0496
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Beschlussvorschlag:
a) Der Fachbereichsausschuss Finanzen, Steuerung, Innere Dienste und Ordnung empfiehlt, die Beschlüsse zu c) zu fassen.
b) Der Verwaltungsausschuss schlägt vor, die Beschlüsse zu c) zu fassen.
c) Der Rat fasst folgende Beschlüsse:
§ 110 Abs. 7 in Verbindung mit § 123 Abs. 1 Nr. 1 NKomVG der Rücklage aus Überschüssen des ordentlichen Ergebnisses zugeführt.
Sachverhalt:Gemäß § 128 NKomVG hat die Stadt für jedes Haushaltsjahr einen Jahresabschluss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung klar und übersichtlich aufzustellen. Im Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen sowie die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune darzustellen.
Die Prüfung des Jahresabschlusses 2013 wurde vom Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde gemäß der §§ 155 und 156 NKomVG durchgeführt.
Der Bereich der technischen Prüfung wird gemäß Vereinbarung durch das Rechnungsprüfungsamt der Region Hannover wahrgenommen. Die Ergebnisse der Prüfung für die Haushaltsjahre 2012 und 2013 sind mit gesondertem Schlussbericht vom 20.01.2015 in der Vorlage Nr. BV/2015/0283 dargestellt. Dieser Prüfungsbericht wird damit Bestandteil der Kenntnisnahme, der Beschlussfassung und der Entlastung für den Jahresabschluss des Haushaltsjahres 2013.
Das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses 2013 des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Sehnde ist in dem dieser Beschlussvorlage beigefügten Schlussbericht enthalten. Das Haushaltsjahr 2013 schließt mit einem Überschuss in Höhe von 2.436.902,68 € ab. Dieser teilt sich in einen Überschuss aus dem ordentlichen Ergebnis von 715.792,78 € und dem außerordentlichen Ergebnis in Höhe von 1.721.109,90 € auf. Der Jahresabschluss 2013 mit der Gesamtergebnisrechnung, der Gesamtfinanzrechnung und der Bilanz sowie dem Anhang mit insbesondere dem Rechenschaftsbericht ist dieser Vorlage beigefügt.
Stellungnahme des Bürgermeisters zum Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2013:
Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde hat mir den Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2013 vorgelegt. Dieser stellt in erster Linie die Richtigkeit der Rechnungslegung im Jahresabschluss 2013 und bildet das Ergebnis der Prüfungsarbeiten des Rechnungsprüfungsamtes ab.
Im Anschluss an der Erstellung des Schlussberichtes nimmt der Bürgermeister, soweit erforderlich, Stellung zu den Prüfungsbemerkungen. Die Stellungnahme des Bürgermeisters ist, wie der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes, Bestandteil des Jahresabschlusses.
Der Schlussbericht zum Jahresabschluss 2013 weist erläuterungsbedürftige Bestandteile auf, zu denen wie folgt Stellung genommen wird:
Anmerkung zu Punkt 2.2 Belegprüfung: „Inhalt und Umfang der Befugnisse zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit waren schriftlich geregelt. Allerdings wurden diese Regelungen nicht in allen Fällen beachtet.“
Stellungnahme: Zukünftig wird die Einhaltung der Regelungen zur Feststellung von Kassenanordnungen stärker geprüft.
Anmerkungen zu Punkt 2.5 Steuerung: „Die Kosten- und Leistungsrechnung wurde nicht vollständig nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen entsprechend den örtlichen Bedürfnissen zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit eingesetzt.“
Stellungnahme: Die Einführung einer rechtlich geforderten flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung ist eine sehr komplexe Thematik, die nicht innerhalb weniger Monate oder auch weniger Jahre vollständig umsetzbar ist. Von daher war der Aufbau dieser flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung zum Beginn des Haushaltsjahres 2011 nicht möglich. Der Aufbau dieses Steuerungselementes in der Haushaltswirtschaft ist bis heute nicht abgeschlossen, wird aber sukzessive vorangetrieben.
„Ziele und Kennzahlen wurden nicht zur Grundlage von Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle des jährlichen Haushalts genutzt.“
Stellungnahme: Wird zurzeit dran gearbeitet, das vorhandene Kontroll- und Steuerungssystem zukünftig stärker zu nutzen.
Anmerkung zu Punkt 2.6 Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Anhangs: „Es besteht keine Bilanzidentität. In der Eröffnungsbilanz ist die Position öffentlich-rechtliche Forderungen um 34.216,38 € höher und die Position privatrechtliche Forderungen um 34.216,38 € niedriger als in der Schlussbilanz 2012 ausgewiesen. Hier hat offensichtlich eine Neuzuordnung der Forderungen stattgefunden. An der Bilanzlänge und dem Forderungsbestand ändert sich jedoch hierdurch nichts.“
Stellungnahme: Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten 2012 wurden Forderungen umgegliedert. Bei der Zusammenstellung der Unterlagen für den Jahresabschluss 2012 wurde versäumt, die Bilanz auszutauschen.
Anmerkungen zu Punkt 3.1 Haushaltssatzung (ohne Nachtragshaushaltssatzung/en): „Der Rat der Stadt Sehnde beschloss die Haushaltssatzung für das Haushaltsjahr 2013 in seiner Sitzung vom 21.02.2013. Damit erfolgte der Beschluss nicht mehr fristgerecht zur Vorlage an die Kommunalaufsichtsbehörde.“
Stellungnahme: Aufgrund der abgestimmten Zeitplanung des Haushaltsaufstellungsverfahrens war eine fristgerechte Vorlage der Haushaltssatzung an die Kommunalaufsichtsbehörde nicht mehr möglich.
„Der vorgeschriebene Haushaltsausgleich war nicht gegeben. Die Ertrags-/Finanzwirtschaft reicht nach den Ansätzen nicht aus, um die Aufwendungen zu finanzieren.“
Stellungnahme: Aufgrund der vorhandenen Erkenntnisse zum Zeitpunkt der Haushaltsplanaufstellung war ein Haushaltsausgleich im Jahr 2013 nicht darzustellen. Von daher wurde ein Haushaltssicherungskonzept vom Rat beschlossen.
Anmerkung zu Punkt 4.1.4.1 Beteiligungen: „Für die ausgewiesenen einzelnen Gesellschaften waren keine Beteiligungsakten angelegt. Sämtliche Unterlagen über die Gründung, wesentliche Entscheidungen und die Ergebnisse der Gesellschaft liegen vor bzw. können nachvollzogen werden. Eine einheitliche Akte über den Verlauf der Beteiligung wird jedoch nicht geführt.“
Stellungnahme: Aus praktikablen Gründen wurden die Unterlagen einerseits über die Gründung und wesentliche Entscheidungen und andererseits über Ergebnisse in gesonderten Ordnern aufbewahrt. Dennoch werden zukünftig die entsprechenden Akten zusammengeführt.
Anmerkung zu Punkt 4.1.4.2 Forderungen – allgemein: „Die ausgewiesenen Forderungen ließen sich nur zum Teil mit den Sachkonten, den Personenkonten, den stichtagsbezogenen Saldenlisten, den ggf. eingeholten Saldenbestätigungen abstimmen.“
Stellungnahme: Grundsätzlich werden alle unterjährigen Buchungsvorgänge debitorisch bzw. kreditorisch erfasst. Im Zuge der Jahresabschlussarbeiten werden aber Sachkontenbuchungen ohne Debitor oder Kreditor vorgenommen, so dass die Abstimmung zwischen den Debitoren- und Kreditorenlisten mit den Saldenlisten auf Sachkontenebene nicht übereinstimmen können. Forderungen, die nicht im abzuschließenden Haushaltsjahr erfasst wurden, sondern bereits älter sind, können auf den Saldenlisten der Sachkonten für das Haushaltsjahr nicht mehr gefunden werden, da der Ertrag bereits einem anderen Haushaltsjahr zugeordnet wurde.
Anmerkung zu Punkt 4.9 Rechenschaftsbericht: „Auffällig ist, dass sich die Abweichungsbegründungen stark ähneln. Außerdem ist inhaltlich fraglich, welche Investitionen warum nicht durchgeführt werden konnten und inwieweit dies Auswirkungen auf den Ergebnishaushalt sowie auf Folgejahre hat."
Stellungnahme: Die Abweichungsbegründungen für den Ergebnishaushalt und den Finanzhaushalt werden ab dem Rechenschaftsbericht zum Jahresabschluss 2014 zusammengefasst. Schon bei den Abweichungen 2014 wird stärker auf stichhaltigere und inhaltlich nachvorziehbare Begründungen geachtet.
Anmerkungen zu Punkt 4.10 Haushaltsreste: „Die Begründung der Haushaltsreste für Ein- bzw. Auszahlungsermächtigungen im Rechenschaftsbericht fehlte. Dies wird lediglich in der Übersicht der Haushaltsreste verkürzt nachgeholt.“
Stellungnahme: Aus praktikablen Gründen wurden die darzulegenden Gründe für die Übertragung zusammen mit der Übersicht über die ins Folgejahr zu übertragenden Haushaltsermächtigungen am Ende des Rechenschaftsberichtes abgebildet. Ein entsprechender Hinweis erfolgte im Rechenschaftsbericht unter Punkt 7.4.10 Haushaltsreste.
„Insgesamt muss festgehalten werden, dass die Begründungen der Haushaltsreste teilweise nur schwer nachvollziehbar sind und dass die Anzahl der Haushaltsreste hoch ist. Hier sollte in Zukunft versucht werden, die eng auszulegenden Regelungen für Haushaltsreste stärker in den Fokus zu nehmen.“
Stellungnahme: Ab 2016 werden die rechtlichen Rahmenbedingungen zur Bildung von Haushaltsresten enger ausgelegt. Damit soll erreicht werden, dass die Anzahl und die Höhe der Haushaltsreste kontinuierlich vermindert werden.
Anmerkung zu Punkt 5.2 Zusammenfassung: „Mit Blick auf die veränderten Anforderungen in der Buchhaltung durch die Umstellung auf die Doppik und in Anbetracht des berechtigten Wunsches des Rates, die Jahresabschlüsse zeitnah vorgelegt zu bekommen, ist eine adäquate Personalausstattung der eingebundenen Bereiche unabdingbar. In diesem Sinne sollten alle Möglichkeiten genutzt werden, um zumindest die vorhandene Planstelle mit sach- und fachkundigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu besetzen.“
Stellungnahme: Für die derzeit unbesetzte Stelle im Fachdienst Finanzen erfolgt zurzeit ein Stellenbesetzungsverfahren.
Feststellung des Jahresabschlusses:
Der nach § 129 Abs. 1 Satz 2 NKomVG festgestellte Jahresabschluss wird mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Sehnde sowie der Stellungnahme des Bürgermeisters zu diesem Bericht dem Rat vorgelegt. Der Rat beschließt nach § 129 Abs. 1 NKomVG die Jahresrechnung und entscheidet über die Entlastung des Bürgermeisters.
Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde hat gravierende Fehler und Mängel nicht festgestellt. Gegen die Entlastungserteilung bestehen keine Bedenken.
Finanzielle Auswirkungen:
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