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Vorlage - 2018/0355
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Beschlussvorschlag:
a) Der Fachbereichsausschuss Finanzen, Steuerung, Innere Dienste empfiehlt, die Beschlüsse zu c) zu fassen.
b) Der Verwaltungsausschuss schlägt vor, die Beschlüsse zu c) zu fassen.
c) Der Rat fasst folgende Beschlüsse:
Sachverhalt:Gemäß § 128 NKomVG hat die Stadt für jedes Haushaltsjahr einen Jahresabschluss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung klar und übersichtlich aufzustellen. Im Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen sowie die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune darzustellen.
Die Prüfung des Jahresabschlusses 2016 wurde vom Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde gemäß der §§ 155 und 156 NKomVG durchgeführt.
Der Bereich der technischen Prüfung wird gemäß Vereinbarung durch das Rechnungsprüfungsamt der Region Hannover wahrgenommen. Die Ergebnisse der Prüfung für das Haushaltsjahr 2016 sind mit gesondertem Schlussbericht vom 13.07.2017 in der Beschlussvorlage Nr. 2017/0232 dargestellt. Dieser Prüfbericht wird damit Bestandteil der Kenntnisnahme, der Beschlussfassung und der Entlastung für den Jahresabschluss des Haushaltsjahres 2016.
Das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses 2016 des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Sehnde ist in dem dieser Beschlussvorlage beigefügten Schlussbericht enthalten. Insgesamt bleibt festzuhalten, dass der Jahresabschluss zum 31.12.2016, der Rechenschaftsbericht und die Buchführung der Gemeinde nach pflichtgemäßer Prüfung den Rechtsvorschriften entsprechen. Die Finanz-, Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität werden im Jahresabschluss entsprechend den tatsächlichen Verhältnissen dargestellt. Bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen wurde nach der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren.
Das Haushaltsjahr 2016 schließt mit einem Überschuss in Höhe von 166.443,45 € ab. Dieser teilt sich in einen Überschuss aus dem ordentlichen Ergebnis von 361.275,35 € und in einen Fehlbetrag aus dem außerordentlichen Ergebnis in Höhe von 194.831,90 € auf. Der Jahresabschluss 2016 mit der Gesamtergebnisrechnung, der Gesamtfinanzrechnung und der Bilanz sowie dem Anhang mit dem Rechenschaftsbericht ist dieser Vorlage beigefügt.
Stellungnahme des Bürgermeisters zum Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2016:
Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde hat mir am 23.5.2018 den Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2016 vorgelegt. Dieser stellt in erster Linie die Richtigkeit der Rechnungslegung im Jahresabschluss 2016 und bildet das Ergebnis der Prüfungsarbeiten des Rechnungsprüfungsamtes ab.
Im Anschluss an der Erstellung des Schlussberichtes nimmt der Bürgermeister, soweit erforderlich, Stellung zu den Prüfungsbemerkungen. Die Stellungnahme des Bürgermeisters ist, wie der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes, Bestandteil des Jahresabschlusses.
Der Schlussbericht zum Jahresabschluss 2016 weist erläuterungsbedürftige Bestandteile auf, zu der ich wie folgt Stellung nehme:
Anmerkung zu Punkt 2.2 Belegprüfung: „Inhalt und Umfang der Befugnisse zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit waren schriftlich geregelt. Allerdings wurden diese Regelungen nicht in allen Fällen beachtet (siehe auch Schlussberichte 2013 - 2015).“
Stellungnahme: Die Prüfung der Einhaltung der Regelungen zur Feststellung von Kassenanordnungen wurde in 2016 verstärkt. Bei den festgestellten Verstößen handelt es sich ausschließlich um Ausnahmefälle.
Anmerkungen zu Punkt 2.5 Steuerung: „Die Kosten- und Leistungsrechnung wurde nicht vollständig nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen entsprechend den örtlichen Bedürfnissen zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit eingesetzt (siehe auch Schlussberichte 2013 - 2015). […] Es muss allerdings festgestellt werden dass keine Bemühungen zu erkennen sind, die Kosten- und Leistungsrechnung auszuweiten.“
Stellungnahme: Die Einführung einer rechtlich geforderten flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung ist eine sehr komplexe Thematik, die nicht innerhalb weniger Monate oder auch weniger Jahre vollständig umsetzbar ist. Von daher war der Aufbau dieser flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung zum Beginn des Haushaltsjahres 2016 nicht möglich. Auf Grund der vorhandenen Personalressourcen war die Umsetzung dieser Aufgabe bisher nicht möglich. Dennoch ist zum Ende dieses Jahres geplant, ein Konzept zur Einführung der erforderlichen Kosten- und Leistungsrechnung zu erstellen.
„Ziele und Kennzahlen wurden nicht zur Grundlage von Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle des jährlichen Haushalts genutzt (siehe auch Schlussbericht 2013 - 2015). Weder das unterjährige Berichtswesen noch Ziele und Kennzahlen werden erkennbar von den Produktverantwortlichen zur Planung und Steuerung genutzt.“
Stellungnahme: Es wurde damit begonnen, ein strategisches Handlungskonzept weiter zu entwickeln. Da alle Organisationseinheiten beteiligt werden, ist ein entsprechender Zeitvorlauf notwendig. Es ist vorgesehen, Mitte Februar 2019 den Verwaltungsvorschlag mit dem Rat abzustimmen.
Anmerkung zu Punkt 2.6 Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Anhangs sowie zu Punkt 4. Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2016 „[…], wobei zu berücksichtigen ist, dass erneut keine körperliche Inventur durchgeführt wurde.“ „Auch der Abschluss des Haushaltsjahres 2016 wurde ausschließlich durch eine Buchinventur entwickelt. […] Die Nutzung der Ausnahmeregelung wurde weder angezeigt noch begründet. Somit ist festzuhalten, dass die gesetzlichen Regelungen zur Inventur nicht eingehalten wurden. Auch in den vergangenen Prüfungen wurde bereits auf die fehlende Inventur hingewiesen. Zwischenzeitlich sind keinerlei Bestrebungen erkennbar gewesen, den Rechtsfehler zu korrigieren. … Es wird daher dringend angeraten, alles Notwendige vorzubereiten, um zukünftige Jahresabschlüsse rechtskonform durchzuführen.“
Stellungnahme: Die Inventurrichtlinie wird zurzeit erstellt. Darüber hinaus wurde eine Arbeitsgruppe gebildet, die die Voraussetzungen schafft, mit dem Jahresabschluss 2018 eine körperliche Inventur durchzuführen.
Anmerkung zu Punkt 3.1 Haushaltssatzung (ohne Nachtragshaushaltssatzung/en) „Der vorgeschriebene Haushaltsausgleich konnte durch die Stadt Sehnde nicht erreicht werden. Die Ertrags-/Finanzwirtschaft der Stadt reicht nach den Ansätzen nicht aus, um die Aufwendungen zu finanzieren.“
Stellungnahme: Aufgrund der vorhandenen Erkenntnisse zum Zeitpunkt der Haushaltsplanaufstellung war ein Haushaltsausgleich im Jahr 2016 nicht darzustellen. Von daher hat die vom Rat beschlossene Haushaltssatzung das Defizit ausgewiesen.
Anmerkung zu Punkt 4 Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2016 „Die gesetzlichen Vorschriften für die Fristen zum Jahresabschluss und zur Vorlage im Rat wurden somit nicht eingehalten. Eine angemessene Prüfung des Abschlusses zur fristgerechten Vorlage war somit faktisch unmöglich.“
Stellungnahme: Auf Grund der vorhandenen Personalressourcen war eine fristgerechte Erstellung des Jahresabschlusses 2016 nicht möglich. Eine kontinuierliche Einhaltung der gesetzlichen Fristen wird angestrebt.
Anmerkung zu Punkt 4.1.1 Sachvermögen (Allgemeines) „Der Kommunikationsfluss zwischen den Fachdiensten und der Buchhaltung ist hier jedoch ausbaufähig. So wurden einige Sachanlagen erst auf Nachfrage erfasst.“
Stellungnahme: Es werden entsprechende Maßnahmen ergriffen, dass sichergestellt ist, dass das gesamte Vermögen erfasst wird. Bei dem genannten Versäumnis der Aufnahme in das Anlagevermögen handelt es sich ausschließlich um eine Maßnahme. Gerade im Hinblick auf die mit der für 2019 geplanten Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflows kann sichergestellt werden, dass alle Sachanlagen in die Bilanz aufgenommen werden.
Anmerkung zu Punkt 4.1.2.1 Beteiligungen „Für die ausgewiesenen einzelnen Gesellschaften waren keine Beteiligungsakten angelegt (siehe auch Schlussberichte 2013 - 2015).“ Es wird empfohlen Akten für jede Beteiligung anzulegen, aus welcher die Historie und die Verbindungen hervorgehen, um sich von individuellen Einzelwissen unabhängig zu machen.“
Stellungnahme: Die Unterlagen werden in gesonderten Ordnern einerseits über die Gründung und wesentliche Entscheidungen und andererseits über Ergebnisse aufbewahrt und sind damit vorhanden und einsehbar.
Anmerkung zu Punkt 4.3.1 Allgemeines „Auffällig ist, dass das Jahresergebnis zwischen Haushaltsplanung und Haushaltsergebnis erheblich differieren. Zieht man zu dieser Beobachtung die Plan / Ist – Vergleiche der vergangenen Jahre hinzu, muss festgestellt werden, dass Planung und Ergebnis konstant um zwei bis drei Millionen Euro differieren. Unstrittig ist, dass einige wesentliche Positionen der Ertragsseite schwierig zu kalkulieren sind. Allerdings beruhen die kontinuierlichen Abweichungen im Wesentlichen auf einer anhaltenden Abweichung der Aufwandsplanung zum Aufwandsergebnis. Hier sollte dringend analysiert werden, ob die veranschlagten Mittel durch Stauungseffekte nicht ausgeschöpft wurden oder ob hier eine zu pessimistische Planung vorlag.“
Stellungnahme: Die Planung erfolgte auf den in 2015 vorliegenden Erkenntnissen. So war die sehr gute Entwicklung der Gewerbesteuererträge nicht absehbar. Des Weiteren sind alle Verpflichtungen, die sich aus allen Arbeitsverträgen ergeben, in der Planung in voller Höhe zu berücksichtigen. Allerdings ist ein entsprechender Wegfall der Lohnfortzahlungen nicht planbar und führt daher zu erheblichen Einsparungen bei den Personalaufwendungen. Unabhängig davon muss zukünftig darauf geachtet werden, dass die veranschlagten Mittel unter Berücksichtigung der vorhandenen Personalressourcen auch umsetzbar sind.
Anmerkungen zu Punkt 4.9 Rechenschaftsbericht „Es muss allerdings festgehalten werden, dass einige Erläuterungen zu den Abweichungen (Punkt 7.4.7.3) nur unzureichend sind. In mehreren Fällen wurde lediglich ausgeführt, durch welches Projekt die Abweichungen von der Haushaltsplanung entstanden sind. Eine Begründung, wie es zu der Abweichung, kam, fehlte allerdings häufig. An einigen Stellen deuten sich daraus sogar an, dass die Produktverantwortung nicht vollumfänglich wahrgenommen wird.“
Stellungnahme: Es wird mit Nachdruck darauf hingewirkt, dass die Erläuterungen zu den Abweichungen eine ausreichende Aussagekraft haben. Die Beteiligten werden hierbei hinreichend sensibilisiert.
Anmerkungen zu Punkt 4.10 Haushaltsreste: „Die Voraussetzungen für die Bildung von Haushaltsresten waren nicht in allen Fällen gegeben, so dass Haushaltsreste ohne rechtliche Grundlage gebildet werden. Das zur Bildung von Haushaltsresten vorgesehene ordnungsgemäße Verfahren wurde nur teilweise beachtet (siehe auch Schlussberichte 2013 - 2015). […] Die Haushaltsreste für Aufwandsermächtigungen wurden im Rechenschaftsbericht teilweise nur unzureichend begründet (siehe auch Schlussberichte 2013 - 2015).“
Stellungnahme: Seit dem Haushaltsjahr 2016 werden die Anzahl und die Höhe der Haushaltsreste für 2017 und die Folgejahre, soweit rechtlich und tatsächlich möglich, erheblich und kontinuierlich vermindert. Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen und das ordnungsgemäße Verfahren zur Bildung von Haushaltsresten werden beachtet und sehr eng ausgelegt. Aus Sicht der Verwaltung und insbesondere des zuständigen Fachdienstes waren bei der Bildung aller Haushaltsreste die entsprechenden Voraussetzungen gegeben. Auch hier wird darauf hingewirkt, dass die entsprechenden Begründungen die notwendige Aussagekraft haben.
Finanzielle Auswirkungen:
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