Vorlage - 2021/0945  

Die aus Verwaltungssicht notwendige Implementierung eines technischen CAFM-Systems (Computer-Aided-Facility-Management) bzw. eines "Gebäudekatasters" im FD Liegenschaftsmanagement war bereits Gegenstand der Haushaltsberatungen. Für eine nachhaltige Optimierung der Betreuung der städtischen Liegenschaften wird die Einführung eines solchen Systems nach wie vor als dringend erforderlich angesehen.

Seit Jahren existieren so genannte "Insellösungen", die von den Mitarbeitenden parallel gepflegt werden. Fehlende zentral gepflegte Informationen zu den einzelnen Liegenschaften führen dazu, dass diese mehrfach erhoben werden. Beim Wechsel oder Ausscheiden einer/eines Mitarbeitenden geht wertvolles Fach-Wissen ("Brain-Drain") verloren.

Zu einer Vielzahl von Liegenschaften liegen keinerlei Informationen über den konkreten baulichen Zustand des Gebäudes vor. Es mangelt an einem direkten Zugriff - weder auf Papier noch digital - auf Pläne, Grundrisse, Informationen über verbaute Haustechnik oder sonstige verbaute Materialien. Eine Zusammenführung der Daten und somit Generierung von Synergien kann demzufolge aktuell nicht stattfinden. Mühsam durch Begehungen gewonnene Daten können nicht zentral erfasst werden mit der Folge, dass diese bei Bedarf häufig neu generiert werden müssen. Die Erkenntnis, ob sich auf lange Sicht z. B. ein verwendeter Baustoff bewährt oder nicht, kann zurzeit nicht gewonnen werden. Informationen über den Lebenszyklus des Gebäudes, die dazu dienen sollen, strategische Entscheidungen zum Erhaltungsaufwand zu treffen sowie Einsparungen zu generieren, können nicht oder nur immer wieder mit erheblichem Aufwand erhoben werden. Ein digital übermitteltes Planungsergebnis externer Fachplaner muss ausgedruckt (ausgeplottet), händisch geändert und per Post an den Fachplaner zurückgesandt werden. Die Vorgangsbearbeitung könnte durch eine entsprechende Software deutlich optimiert werden.

Informationen über relevante Bauteile liegen zum überwiegendem Teil nicht in digitaler Form vor oder sind veraltet. Wartungsintervalle werden technisch nicht unterstützt und finden demzufolge "auf Zuruf" statt oder entfallen.

Das "Gebäudekataster" (CAFM-System) dient also in erster Linie der Effizienzsteigerung im FD Liegenschaftsmanagement. Die für die Optimierung der Prozesse notwendigen Daten werden zentral erfasst, gesammelt und ermöglichen so überhaupt erst die Auswertung. Sparsames und unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit orientiertes Arbeiten wird ermöglicht. So können z.B. Wartungsverträge gesammelt an einen Auftragnehmer vergeben werden, statt wie bisher die Wartungen "klein-klein" als eine Vielzahl von Aufträgen zu beauftragen. Dies spart z.B. Anfahrtskosten. Alle für den Betrieb einer Liegenschaft notwendigen Daten werden konsistent erfasst, verwaltet und einer transparenten Kommunikation zwischen Nutzenden oder anderen Beteiligten zur Verfügung gestellt. So wird der Aufbau eines Liegenschafts-Managements, mit der Möglichkeit strategische Entscheidungen zu treffen überhaupt erst möglich sein. Zukunftsorientiertes Arbeiten bei Sanierungen, mit der Möglichkeiten sinnvolle Abschnitte zu bilden können koordiniert und beplant werden, die Haushaltsmittel entsprechend eingestellt werden.

Zudem wird in absehbarer Zukunft die Generierung von BIM-Daten (Building-Information-Modelling) zumindest für die öffentliche Hand als Auftraggeber verpflichtend. CAFM stellt ebenfalls die Daten für das DMS (Dokumenten-Management-System) zur Verfügung, welches in der Stadt Sehnde eingeführt werden wird.

Auch andere Fachdienste können mittelbar von der CAFM-Software profitieren. So besteht die Notwendigkeit Schulmöbel, Rathausmobiliar, Einrichtungsgegenständen in KiTas zu inventarisieren. Eine CAFM-Lösung bietet die Möglichkeit, dieses Problem „en passant“ zu lösen und schafft zudem eine einheitliche Plattform, die in der gesamten Verwaltung genutzt werden kann. Schnittstellenverluste werden so vermieden.

Die Implementierung des technischen CAFM zerfällt in die Phasen:

" Definition des Bedarfs

" Sichtung des Marktes

" Vergabeverfahren für die CAFM-Software

" Datenaufnahme für das Gebäudekataster

" Nutzung der Software und Generierung von Synergien

Definition des Bedarfs:

Als dringlichste Anforderung an eine CAFM-Software wurde die Bedienendenfreundlichkeit erkannt, um auch so die Nutzendenakzeptanz zu gewährleisten. Die Möglichkeit einer Anpassung an spezifische Nutzeranforderungen, sogenanntes "Customizing" der Software ist dringend angeraten, da kommerzielle Lösungen häufig nicht die Bedürfnisse von Kommunalverwaltungen erfüllen. Die Software muss unbedingt mit der vorhandenen CAD-Software "REVIT" kompatibel sein und einen Datenaustausch zwischen beiden Plattformen problemlos ermöglichen. Die CAFM-Plattform muss einen Datenaustausch vor Ort, Informationsabfrage vor Ort und eine Datenaktualisierung vor Ort bieten. Die Nutzung digitaler Endgeräte vor Ort ist dabei vorzuziehen. Die Software muss z.B. eine klare Rollenverteilung in den Liegenschaften ermöglichen (wer macht was wann und warum?) Die Hardware-Anforderungen an die bereit zu stellende IT-Infrastruktur ist möglichst gering zu halten. WEB-basierte Lösungen dürfen nur über Server in Deutschland betrieben werden.

Sichtung des Marktes:

Am Markt existieren eine Vielzahl unterschiedlichster Anwendungen für das technische CAFM. Nicht alle entsprechen auch nur ansatzweise den oben genannten Anforderungen an den Bedarf. Hierfür war die Teilnahme der Fachdienstleistung an einem Seminar in Hannover geplant, um einen Marktüberblick gewinnen zu können. Pandemiebedingt wurde das Seminar mehrfach abgesagt. Die Dozentin wurde daraufhin durch FDL 1.3 kontaktiert und damit beauftragt, nach der Definition des Bedarfs eine Vorauswahl geeigneter Softwareprodukte zusammen zu stellen, die sich dann dem Wettbewerb (Ausschreibung und Vergabe) unterziehen werden müssen. Diese Phase wird seit April 2021 umgesetzt.

Vergabeverfahren für die CAFM-Software:

In Abhängigkeit von den zu erwartenden Kosten und dem Lizenzmodell der Software muss dann das entsprechende Vergabeverfahren gewählt und durchgeführt werden.

Datenaufnahme für das Gebäudekataster:

Grundsätzlich stehen für die Lösung dieser Aufgabe drei unterschiedliche Ansätze zur Auswahl. Welcher Ansatz zum Zuge kommt, entscheidet sich nicht zuletzt über die anzuschaffende Software. Ein Ansatz ist, die notwendigen Daten vor Ort durch Mitarbeitende des FD 1.3 zu erfassen und in die CAFM-Software einzupflegen. Hierbei muss dann entschieden werden, ob die gesamte Liegenschaft oder zunächst nur Teile davon erfasst werden sollen, die dann zum Schluss ein Gesamtbild der Liegenschaft abgeben. Ein weiterer Ansatz ist, dass Externe mit entsprechender technischer Ausstattung eines Laserscanners die Liegenschaften aufnehmen und die gewünschten Daten (Grundrisse, Schnitte, technische Ausstattung, etc.) generieren und in das CAFM –System integrieren. Die Entscheidung, wie verfahren werden soll, hängt mit der angeschafften Software zusammen.