Vorlage - 2022/0151  

a) Der Fachausschuss Finanzen, Steuerung, Innere Dienste empfiehlt, den Beschluss zu c) zu fassen.       

b) Der Verwaltungsausschuss empfiehlt den Beschluss zu c) zu fassen

c) der Rat entscheidet das Vereinfachte Bemessungsverfahren der KGSt für die Bauunterhaltung anstelle der bisherigen aufwändigen Berechnung anzuwenden..

Die Bauunterhaltung der Gebäude ist eine Investition in die Zukunft. Die regelmäßige Unterhaltung dient dem Werterhalt und bewahrt so die städtischen Vermögenswerte. Außerdem stellt sie den sicheren Betrieb sicher. Das Ziel muss daher sein, die Gebäudesubstanz in dem Zustand zu erhalten, in dem sie ursprünglich errichtet wurde. Neben Aufgaben der Gebäudeunterhaltung sind im Liegenschaftsmanagement in der Vergangenheit aber immer umfangreichere, z.B. auf Grund gesetzlicher Auflagen notwendige Aufgaben hinzugekommen.

Um den gestiegenen Anforderungen, gerade in der Verkehrssicherungspflicht und dem Unterhalt technischer Einrichtungen, gerecht werden zu können, müssen entweder neue Personelle Ressourcen geschaffen oder die vorhandenen effizienter genutzt und eingesetzt werden.

Die Mittel für die Bauunterhaltung der Liegenschaften der Stadt Sehnde werden zur Zeit mit einem hohem bürokratischen Aufwand ermittelt und den einzelnen Objekten, teils mit Unterpunkten, zugeordnet. So finden neben wenigen größeren und mittleren überwiegend kleine und kleinste Maßnahmen den Weg in die Haushaltsberatung. Darunter z.B. diverse Renovierungsanstriche in einigen Räumen einer Liegenschaft, die Erneuerung von Fußleisten in einem Gruppenraum oder die Ausbesserung von Küchenfliesen. Durch die Bedarfsermittlung sind große personelle Ressourcen gebunden, sowohl im Liegenschaftsmanagement, als auch in den nutzenden Fachdiensten, bzw. Einrichtungen.

Nicht angemeldete notwendige Maßnahmen in den Liegenschaften können dann nur über den Deckungskreis der Bauunterhaltung bestritten werden. Um die Mittel bereitstellen zu können, müssen andere Maßnahmen in ihrer Dringlichkeit differenziert und umgebucht werden. Auch dies bindet zusätzlich personelle Ressourcen.

Sinnvolle, jedoch nicht durch z.B. durch den Arbeitsschutz oder andere Regelungen geforderte Maßnahmen müssen dann im folgenden Haushalt angemeldet werden. Dies führt häufig in den Einrichtungen zu Mehrbelastung in der täglichen Arbeit und somit zu Missmut, bzw. Unverständnis bei den Nutzenden.

In der Vergangenheit und jetzt aktuell sind Preise für bis zu zwei Jahre im Voraus nur mit einer hohen Schwankungsbreite seriös zu ermitteln. In einigen Gewerken sind Preissteigerungen von zum Teil 30-40% aktuell, bzw. unterliegen seit Kurzem tagesaktuellen Schwankungen. Ein entsprechender Aufschlag muss also einkalkuliert werden. Dieser bläht den Haushaltsansatz zusätzlich auf.

Für nicht abgearbeitete Maßnahmen müssen zudem aufwändig Rückstellungen gebildet werden, was zusätzlich zu einem hohen Aufwand nicht nur im FD 1.3, sondern auch in anderen Fachdiensten führt. Daraus resultiert, dass Maßnahmen über Jahre übertragen und dennoch neue Gelder angemeldet werden. Der gesamte Haushaltsansatz aus neu angemeldeten Mitteln und Rückstellungen wird so groß, dass mit dem vorhandenen Personal dieses Pensum nur schwerlich abgearbeitet werden kann. Hinzu kommt, dass rückgestellte Mittel zwar vorhanden, aber zweckgebunden sind. Sie stehen im Haushaltsjahr nur für eine bestimmte Maßnahme zur Verfügung, können aber nicht für andere Vorhaben der Bauunterhaltung genutzt werden. Eine flexible Reaktion auf neue Umstände, sei es ein akuter Defekt oder eine neue Flüchtlingskrise, ist so nicht möglich.

Für die Mittelanmeldung soll in Zukunft ein vereinheitlichtes und ressourcenschonendes Verfahren angewendet werden. Dazu hat sich die Verwendung des Wiederbeschaffungswertes als Berechnungsbasis als zweckmäßig erwiesen. Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) empfiehlt diese Berechnungsgrundlage als „Vereinfachtes Bemessungsverfahren“. Auf Basis des Gebäudeversicherungswertes 1914 (V), des gleitenden Neuwertfaktors (N) und eines Instandhaltungskoeffizienten (I) wird eine Pauschale ermittelt, aus der die Bauunterhaltung gesichert wird. Der Versicherungswert (V) wird von der Versicherungsgesellschaft zur Verfügung gestellt und ist eine feste Größe. Der gleitende Neuwertfaktor (N) wird ebenfalls durch den Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) bestimmt und dient als Ausgleich für Preisentwicklungen. Der Instandhaltungskoeffizient wird anhand des Gebäudebestands üblicherweise zwischen 4‰ und 12‰ festgelegt. 4‰ ist hier ein Wert für einen relativ jungen Gebäudebestand unter 10 Jahren Gebäudealter, 10‰ für einen älteren Gebäudebestand ohne größeren Instandhaltungsbedarf und 12‰ ein Wert für einen alten Gebäudebestand mit hohem Anlagenabnutzungsgrad. Als alt gilt hier ein Gebäude ab 40 Jahren nach Errichtung. Diese Empfehlungen können den Gegebenheiten entsprechend nach unten oder oben angepasst werden.

BU=  V x N x I

Beispiel:

Das Rathaus in Sehnde hat einen Versicherungswert1914 von 500.830 Goldmark. Der gleitende Neuwertfaktor für 2022 ist mit 20,97 bestimmt. Aufgrund des Alters und Zustands sei der Instandhaltungskoeffizient mit 12‰ angenommen. Der Wiederbeschaffungswert für das Rathaus beträgt 500.830 x  20,97=  € 10.502.405. Somit ergibt sich als BU-Pauschale für das Rathaus in Höhe von:

500.830 x 20,97 x 12‰

=

€ 126.028,86

Dieser Wert stünde für das Jahr 2022 rechnerisch für die werterhaltende Bauunterhaltung, Schönheitsreparaturen, notwendigen Umbauarbeiten und sonstigen Verkehrssicherungspflichten des Rathauses zur Verfügung. Analog werden für die anderen Gebäude die Werte für die Bauunterhaltung gebildet.

Für einen durchschnittlichen Gebäudebestand wird ein Richtwert von 4-12‰ des Wiederbeschaffungszeitwertes aller einbezogenen Objekte als Grundlage des jährlichen Instandhaltungsbedarfs empfohlen. Damit ist eine Herangehensweise gegeben, die eine pragmatische Budgetfestsetzung erlaubt. Das Jahresbudget einzelner Objekte lässt sich so nicht festlegen. Nicht an jedem Objekt fällt in jedem Jahr Instandhaltungsaufwand an. Nur die Mischung aus instandhaltungsbedürftigen und -freien Objekten ergibt, auf das Jahr betrachtet, den 4-12‰-igen Bedarf.  Bestehende Sanierungsstaus können nicht mit abgedeckt werden. Die zum Abbau nötigen Mittel müssen zusätzlich bereitgestellt werden. Hierfür ist beispielsweise eine Erhöhung des Instandhaltungskoeffizienten über einen gewissen Zeitraum möglich.

Maßnahmen ab 50.000€ werden dem Rat mitgeteilt. Für größere Maßnahmen ab 200.00€ werden ggf. zusätzliche Mittel beantragt werden müssen. Da sich solche großen Maßnahmen in der Regel jedoch mittel.- bis langfristig ankündigen, bleibt genügend Zeit dafür.

Durch die Anwendung des pauschalierten Verfahrens werden personelle Ressourcen freigesetzt, die dann in der Projektierung der eigentlichen Maßnahmen genutzt werden. Durch die Anwendung dieses Verfahrens wird zudem sichergestellt, dass basierend auf dem Neuwertfaktor jedes Jahr eine Anpassung der zur Verfügung stehenden Mittel erfolgt.

Ungenutzte Mittel verfallen am Jahresende ohne Bildung einer Rückstellung. Nicht durchgeführte Maßnahmen werden dennoch erledigt, da durch die Pauschalierung neue Mittel nach Genehmigung des Haushalts zur Verfügung stehen. So wird die Transparenz des Haushalts zusätzlich erhöht.

Zusätzlich zur Freisetzung von personellen Ressourcen bietet die Pauschalierung einen weiteren Vorteil in den Haushaltsberatungen, da nicht mehr langwierig über einzelne Maßnahmen diskutiert wird. Die Beratung beschränkt sich auf den Beschluss der Anwendung des neuen gültigen gleitenden Neuwertfaktors (N) und eine Anpassung des Instandhaltungskoeffizienten (I). So kann zügig auf die aktuelle Haushaltslage reagiert werden.

Seit 1984 hat sich das „Vereinfachte Bemessungsverfahren“ der KGSt als ein zielführendes Instrument etabliert, um schnell und einfach die für die werterhaltende Bauunterhaltung erforderlichen Gelder zu ermitteln. Bei effizient gestaltetem Personaleinsatz werden durch die Anwendung des Verfahrens die Ansätze immer weiter präzisiert. Mit fortschreitender Dauer der Nutzung sind Genauigkeiten bei der Budgetierung von +/- 5% realistisch.