Vorlage - 2023/0287  

a) Der Fachausschuss Finanzen, Steuerung, Innere Dienste empfiehlt den Beschluss zu c) zu fassen.

b) Der Verwaltungsausschuss empfiehlt den Beschluss zu c. zu fassen.

c) Der Rat stimmt der Verarbeitung der Personendaten im Rechenzentrum der P&I gem. §92a NBG zu.

Die Entgeltabrechnung, die Bezügeberechnung, der Stellenplan sowie Personalmanagementmodule wie Personalkostenhochrechnung werden für die Beschäftigten und Beamt*innen der Stadt Sehnde über das Personalmanagementsystem LOGA von der Firma P&I berechnet, bearbeitet und für die Zahlbarmachung aufbereitet.

Das Programm LOGA wird derzeit im Rechenzentrum der hannIT gehostet und supportet.

Seitens der hannIT wird der Service LOGA seit dem Jahr 2011 erbracht. Die aktuelle „on-premise“ Betriebsumgebung (gehostet in den Rechenzentren der hannIT) wird nur noch bis Anfang des Jahres 2024 durch die P&I supportet. Aus diesem Grund strebt die hannIT für Ende des Jahres 2023 einen Wechsel in das Hochsicherheitsrechenzentrum der P&I in Wiesbaden (ebenfalls BSI-Zertifiziert) an, um der Stadt Sehnde auch weiterhin ein modernes Personalmanagementverfahren zur Verfügung stellen zu können. Zukünftig wird die P&I der hannIT eigene Hardware appliances (sogenanntes housing) zur Verfügung stellen, auf denen deren und unsere Daten geschützt verarbeitet werden. Applikations-, sowie Datenbankserver werden somit aus einer Hand, in einer appliances betrieben.

Explizierte Vorteile dieser neuen Systemumgebung werden die täglichen Plausi-Läufe, die eventgetriebene Architektur (z.B. Payroll- und Zeitabrechnung „on the fly“), die Performance im Allgemeinen, die mögliche Zurverfügungstellung über das Internet und die reduzierte Downtime bei Updates sein.

Für uns als Kunden ändert sich bei der Verarbeitung der Personalfälle grundsätzlich nur der Ort der Verarbeitung. Statt im hannIT-Rechenzentrum werden die Daten nun im Rechenzentrum der P&I verarbeitet. Daraus ergibt sich, dass die P&I datenschutzrechtlich als weiterer Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 EU-DSGVO auftritt. Da eine Beauftragung nicht öffentlicher Stellen für die Verarbeitung von Personaldaten gem. § 92a NBG eine Zustimmung bei der obersten Dienstbehörde notwendig macht, bedarf es der Zustimmung des Rates.

Als Alternative steht lediglich die neue Ausschreibung eines Personalmanagementsystems und/oder ggfls. der hauseigene Betrieb dieses Systems zur Verfügung. Sowohl aus zeitlicher und finanzieller Sicht wäre die Neuvergabe bzw. das eigenständige Hosting nicht möglich.

Aus den vorgenannten Gründen wird vorgeschlagen, dass der Rat als oberste Dienstbehörde die Zustimmung nach § 92a NBG erteilt.