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Vorlage - 2023/0307
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Beschlussvorschlag:a) Der Fachausschuss Finanzen, Steuerung, Innere Dienste empfiehlt, die Beschlüsse zu c) zu fassen.
b) Der Verwaltungsausschuss schlägt vor, die Beschlüsse zu c) zu fassen.
c) Der Rat fasst folgende Beschlüsse:
Sachverhalt:Gemäß § 128 NKomVG hat die Stadt für jedes Haushaltsjahr einen Jahresabschluss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung klar und übersichtlich aufzustellen. Im Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen sowie die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune darzustellen.
Die Prüfung des Jahresabschlusses 2018 wurde vom Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde gemäß der §§ 155 und 156 NKomVG durchgeführt.
Der Bereich der technischen Prüfung wird gemäß Vereinbarung durch das Rechnungsprüfungsamt der Region Hannover wahrgenommen. Die Ergebnisse der Prüfung für die Haushaltsjahre 2018 und 2019 sind mit gesondertem Schlussbericht vom 03.09.2020 in der Beschlussvorlage Nr. 2021/0872 dargestellt. Dieser Prüfbericht wird damit Bestandteil der Kenntnisnahme, der Beschlussfassung und der Entlastung für den Jahresabschluss des Haushaltsjahres 2018.
Das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses 2018 des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Sehnde ist in dem dieser Beschlussvorlage beigefügten Schlussbericht enthalten. Insgesamt bleibt festzuhalten, dass der Jahresabschluss zum 31.12.2018, der Rechenschaftsbericht und die Buchführung der Gemeinde nach pflichtgemäßer Prüfung den Rechtsvorschriften entsprechen. Die Finanz-, Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität werden im Jahresabschluss entsprechend den tatsächlichen Verhältnissen dargestellt. Bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen wurde nach der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren.
Das Haushaltsjahr 2018 schließt mit einem Überschuss in Höhe von 856.870,17 € ab. Dieser teilt sich in einen Fehlbetrag aus dem ordentlichen Ergebnis von 652.807,07 € und in einen Überschuss aus dem außerordentlichen Ergebnis in Höhe von 1.509.677,24 € auf. Der Jahresabschluss 2018 mit der Gesamtergebnisrechnung, der Gesamtfinanzrechnung und der Bilanz sowie dem Anhang mit dem Rechenschaftsbericht ist dieser Vorlage beigefügt.
Stellungnahme des Bürgermeisters zum Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2018:
Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde hat mir am 30.06.2023 den Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2018 vorgelegt. Dieser stellt in erster Linie auf die Richtigkeit der Rechnungslegung im Jahresabschluss 2018 und bildet das Ergebnis der Prüfungsarbeiten des Rechnungsprüfungsamtes ab.
Im Anschluss an die Erstellung des Schlussberichtes nimmt der Bürgermeister, soweit erforderlich, Stellung zu den Prüfungsbemerkungen. Die Stellungnahme des Bürgermeisters ist, wie der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes, Bestandteil des Jahresabschlusses.
Der Schlussbericht zum Jahresabschluss 2018 weist erläuterungsbedürftige Bestandteile auf, zu der ich wie folgt Stellung nehme:
Prüfungsbemerkung 1 - Vergabewesen In Einzelfällen wurden vergaberechtliche Vorschriften nicht beachtet.
Stellungnahme: Es wird noch einmal verstärkt darauf hingewiesen, dass alle vergaberechtlichen Vorgaben zwingend einzuhalten sind.
Prüfungsbemerkung 2 - Steuerung Die Kosten- und Leistungsrechnung wurde nicht vollständig nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen entsprechend den örtlichen Bedürfnissen zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit eingesetzt. […] Es muss allerdings festgestellt werden, dass keine Bemühungen zu erkennen sind, die Kosten- und Leistungsrechnung auszuweiten.“
Ziele und Kennzahlen wurden nicht zur Grundlage von Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle des jährlichen Haushalts genutzt. Weder das unterjährige Berichtswesen noch Ziele und Kennzahlen werden erkennbar von den Produktverantwortlichen zur Planung und Steuerung genutzt.
Stellungnahme: Die Einführung einer rechtlich geforderten flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung ist eine sehr komplexe Thematik, die nicht innerhalb weniger Monate oder auch weniger Jahre vollständig umsetzbar ist. Von daher war der Aufbau dieser flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung bisher nicht umsetzbar. Auf Grund eines qualitativ hochwertigen, langfristigen und nicht kompensierbaren Personalausfalls war die Einführung dieser Themenstellung bisher nicht möglich. Dennoch ist in absehbarer Zeit geplant, ein Konzept zur Einführung der erforderlichen Kosten- und Leistungsrechnung zu erstellen.
Stellungnahme: Es wurde ein neues strategisches Handlungskonzept entwickelt, das vom Rat zustimmend zur Kenntnis genommen wurde. Da alle Organisationseinheiten an der Umsetzung dieses Konzeptes beteiligt sind, ist ein entsprechender Zeitvorlauf notwendig.
Prüfungsbemerkung 3 – Fristen zum Jahresabschluss Die gesetzlichen Vorschriften für die Fristen zum Jahresabschluss und zur Vorlage im Rat wurden somit nicht eingehalten. Eine angemessene Prüfung des Abschlusses zur fristgerechten Vorlage war somit faktisch unmöglich.
Stellungnahme: Auf Grund der nicht vorhandenen Personalressourcen war eine fristgerechte Erstellung des Jahresabschlusses 2018 nicht möglich. Eine kontinuierliche Einhaltung der gesetzlichen Fristen wird angestrebt, zumal durch den Doppelhaushalt 2023/2024 und den Verzicht auf die Erstellung der konsolidierten Gesamtabschlüsse bis 2020 nun mehr Ressourcen für die Erstellung der fälligen Jahresabschlüsse zur Verfügung stehen.
Prüfungsbemerkung 4 – Beteiligungsakten Für die ausgewiesenen einzelnen Gesellschaften waren keine Beteiligungsakten angelegt. Es wird empfohlen Akten für jede Beteiligung anzulegen, aus welcher die Historie und die Verbindungen hervorgehen, um sich von individuellen Einzelwissen unabhängig zu machen.
Stellungnahme: Die Unterlagen werden in gesonderten Ordnern einerseits über die Gründung und wesentliche Entscheidungen und andererseits über Ergebnisse aufbewahrt, sind damit vorhanden und einsehbar. Es wird jedoch der Hinweis des Rechnungsprüfungsamtes aufgenommen und für jede Beteiligung entsprechende Akten nach den Vorgaben angelegt. Dies soll über die Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) erfolgen, womit im Fachdienst Finanzen im November 2023 begonnen werden soll.
Prüfungsbemerkung 5 – Abweichungen von der Haushaltsplanung zum Jahresergebnis Auffällig ist, dass das Jahresergebnis zwischen Haushaltsplanung und Haushaltsergebnis erheblich differieren. Zieht man zu dieser Beobachtung die Plan / Ist – Vergleiche der vergangenen Jahre hinzu, muss festgestellt werden, dass Planung und Ergebnis konstant um zwei bis drei Millionen Euro differieren. Unstrittig ist, dass einige wesentliche Positionen der Ertragsseite schwierig zu kalkulieren sind. Allerdings beruhen die kontinuierlichen Abweichungen im Wesentlichen auf einer anhaltenden Abweichung der Aufwandsplanung zum Aufwandsergebnis. Hier sollte dringend analysiert werden, ob die veranschlagten Mittel durch Stauungseffekte nicht ausgeschöpft wurden oder ob hier eine zu pessimistische Planung vorlag.
Stellungnahme: Die Planung für 2018 erfolgte auf den in 2017 vorliegenden Erkenntnissen. So sind beispielsweise alle Verpflichtungen, die sich aus allen Arbeitsverträgen ergeben, in der Planung in voller Höhe zu berücksichtigen. Allerdings ist ein entsprechender Wegfall der Lohnfortzahlungen nicht planbar und führt daher zu erheblichen Einsparungen bei den Personalaufwendungen. Zwischenzeitlich werden die Personalaufwendungen auch nicht mehr in voller Höhe der Verpflichtungen aus den Arbeitsverträgen geplant, sondern der Gesamtbetrag des Personalaufwandsbudgets wird um einen Pauschalbetrag verringert. Unabhängig davon muss zukünftig darauf geachtet werden, dass die veranschlagten Mittel unter Berücksichtigung der vorhandenen Personalressourcen auch umsetzbar sind. Bei den weiteren großen Ertragspositionen, wie z.B. die Gemeindeanteile an der Einkommensteuer erfolgte die Ansatzplanung auf Grund der vorliegenden Steuerschätzungen und dem Orientierungsdatenerlass des Landes Niedersachsen. Dass die Erträge zum Jahresende erheblich höher als geplant ausgefallen sind, war zum Zeitpunkt der Haushaltsplanung nicht absehbar. Die beschriebenen Stauungseffekte bei den Aufwendungen wurden selbstverständlich analysiert. Aber insbesondere in den betroffenen Fachdiensten wurde durch Aufstockungen der Personalressourcen im Rahmen der vom Rat beschlossenen Stellenpläne dazu beigetragen, dass zukünftig diese Effekte so weit wie möglich vermieden werden.
Prüfungsbemerkung 6 – Liquiditätsplanung Die Liquiditätsplanung weist Optimierungsbedarf auf.
Stellungnahme: Wie im Prüfungsbericht beschrieben, findet selbstverständlich eine Liquiditätsplanung durch den Leiter des Fachdienstes Finanzen in Abstimmung mit der Kassenleitung statt. Diese erfolgt grundsätzlich wöchentlich, bei Bedarf aber auch täglich statt. Dabei wird darauf geachtet, dass Dispositionszinsen möglichst vermieden und Guthabenzinsen erwirtschaftet werden. Es wird aber der Hinweis des Rechnungsprüfungsamtes aufgenommen und die ständige Liquiditätsplanung besser dokumentiert.
Prüfungsbemerkung 7 – Rechenschaftsbericht Es muss allerdings festgehalten werden, dass einige Erläuterungen zu den Abweichungen (Punkt 7.4.7.3) nur unzureichend sind. In mehreren Fällen wurde lediglich ausgeführt, durch welche Kostenstellen/Kostenträger/Sachkontokombination die Abweichungen von der Haushaltsplanung entstanden sind. Eine Begründung, wie es zu der Abweichung kam, fehlte allerdings häufig. An einigen Stellen deutete sich daraus sogar an, dass die Produktverantwortung nicht vollumfänglich wahrgenommen wird. Vom Rechnungsprüfungsamt wurde daraufhin angeregt, die unterjährige Haushaltsüberwachung zu intensivieren und diese als Grundlage für den Rechenschaftsbericht zu nutzen. Diese Intensivierung wurde zugesagt, zieht sich aber bislang noch hin.
Stellungnahme: Es wird mit Nachdruck darauf hingewirkt, dass die Erläuterungen zu den Abweichungen eine ausreichende Aussagekraft haben. Die Beteiligten werden hierbei hinreichend sensibilisiert. Darüber hinaus wird ein einheitliches und transparentes Verfahren eingeführt, dass mit den Begründungen die Abweichungen inhaltlich nachvollziehbar erklärt und begründet werden. Außerdem ist die Einführung einer interaktiven unterjährigen Finanzsteuerung erfolgt, die monatliche Erläuterungen zu Abweichungen gegenüber den Planansätzen erfordert. Dies wiederum erleichtert erheblich die Erläuterungen zu den Planabweichungen im Rechenschaftsbericht des Jahresabschlusses.
Prüfungsbemerkung 8 – Haushaltsreste Im Haushaltsjahr 2018 erhöhten sich die Haushaltsreste im Vergleich zum Vorjahr. Das erklärte Ziel, die Haushaltsreste zu reduzieren, konnte somit nicht eingehalten werden.
Stellungnahme: Die beantragen Haushaltsreste werden vom Fachdienst Finanzen auf Plausibilität geprüft und ggf. angepasst. Da im Jahr 2018 mehrere größere Investitionen in Form von Beschaffungen und Baumaßnahmen begonnen, aber nicht abgeschlossen und abgerechnet werden konnten, war die Übertragung der erforderlichen Haushaltsreste unumgänglich, auch wenn sie höher als im Vorjahr ausgefallen sind. Rechtgrundlage für die Übertragung von Haushaltsresten ist der § 20 der Kommunalhaushalts- und -kassenverordnung – KomHKVO, wonach die Ermächtigung für Auszahlungen für eine Investition oder Investitionsförderungsmaßnahme bis zur Abwicklung der letzten Zahlung für ihren Zweck verfügbar bleibt.
Finanzielle Auswirkungen:
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