Vorlage - 2024/0455  

a) Der Fachausschuss Finanzen, Steuerung, Innere Dienste empfiehlt, den Beschluss zu c)

    zu fassen.

b) Der Verwaltungsausschuss schlägt vor, den Beschluss zu c) zu fassen.

c) Der Rat beschließt eine außerplanmäßige Auszahlung in Höhe von 15.800,00 € zur Beschaffung des Moduls eAkte für die Finanzwesensoftware Infoma newsystem.

Deckungsmittel stehen als Minderaufwendungen im Sachkonto „Wartung EDV“ im Produkt 11101 – Zentrale Dienste – in ausreichender Höhe zur Verfügung.

Im Rahmen der Einführung des Dokumentmanagementsystems enaio hat sich der Fachdienst Kasse und Steuern bei einer regionsangehörigen Kommune die praktische Anwendung für die Bereiche Veranlagung (Bescheiderstellung), Zahlungsverkehr (SEPA-Mandate) und Vollstreckung (Pfändungsmaßnahmen) zeigen lassen. Ziel war es, ein Best-Practice-Beispiel zu bekommen. Dabei stellte sich heraus, dass in dieser Kommune gleichzeitig mit enaio auch die elektronische Akte innerhalb der Finanzwesensoftware Infoma newsystem eingeführt wurde.

In der täglichen Arbeit ergeben sich daraus erhebliche Vorteile, weil beispielsweise in der Veranlagung die begründenden Anträge, Messbescheide, Pläne usw. direkt bei der Erstellung des Bescheides unter dem Kassenzeichen in Infoma newsystem abgelegt werden können. Gleiches gilt bei der Erfassung von SEPA-Lastschriftmandaten und für die einzelnen Arbeitsschritte, aus denen schließlich eine Pfändungsmaßnahme generiert wird. In allen Fällen wird es vermieden, ein weiteres Parallelsystem für die Ablage aufbauen zu müssen. Neben der Zeitersparnis ist ein weiterer Vorteil, dass der Arbeitsvorgang sinnvoller und für die Anwender*innen motivierender ist.

Enaio würde bei dieser Lösung im Fachdienst Kasse und Steuern für die Arbeitsvorgänge zum Einsatz kommen, die keine Verbindung zu Infoma newsystem haben wie z.B. die allgemeine Schriftgutverwaltung, Rechtsvorschriften, Satzungs-, Haushalts- und Personalangelegenheiten.

Es ist geplant, die Einführung des Dokumentenmanagementsystems für alle Fachdienste noch in diesem Jahr abzuschließen und die bisherigen Speicherplätze dann nur noch als Archiv zur Verfügung zu stellen. Hinzu kommen im Fachdienst Kasse und Steuern zwei Personalwechsel im letzten Quartal 2024. Deshalb ist die Beschaffung des Moduls eAkte (Akten und Adapter) noch in diesem Jahr unverzichtbar. Für die Deckung der überplanmäßigen Auszahlung in Höhe von15.760,30 € stehen Einsparungen im Sachkonto „Wartung EDV“ im Produkt 11101
– Zentrale Dienste - zur Verfügung.

Von daher wird vorgeschlagen, das beschriebene Modul für das Finanzwesenprogramm Infoma newsystem zu beschaffen und eine außerplanmäßige Auszahlung in Höhe von 15.800,00 € für das Haushaltsjahr 2024 zu beschließen.

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