Vorlage - 2026/0823  

1. Anlass der Berichterstattung

Der Fachausschuss Finanzen, Steuerung und Innere Dienste wurde bereits über den geplanten Einstieg in die Einführung von Microsoft 365 (M365) informiert. Mit dieser Informationsvorlage wird über den aktuellen Projektstand sowie über die weiteren Schritte im Projektverlauf berichtet.

2. Projektziel

Mit der Einführung von M365 sollen die Möglichkeiten für eine moderne und digitale Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung verbessert werden. Ziel ist es insbesondere,

• die interne Kommunikation zu erleichtern,
• die Zusammenarbeit über Organisationseinheitsgrenzen hinweg zu stärken sowie
• digitale Arbeitsprozesse zu unterstützen

3. Aktueller Projektstand

Die Stadtverwaltung hat mit den vorbereitenden Maßnahmen zur Einführung von M365 begonnen.

Zu den bisherigen Projektaktivitäten gehören insbesondere:

• Abstimmung der grundlegenden Projektstruktur und Projektorganisation
• Vorbereitung der technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen
• Beauftragung eines externen IT-Dienstleisters zur Unterstützung bei der Einführung

Die Einführung erfolgt schrittweise, um die Mitarbeitenden frühzeitig einzubinden und eine praxisnahe Nutzung der Anwendungen zu ermöglichen.

4. Zusammenarbeit mit externem IT-Dienstleister

Zur fachlichen und technischen Begleitung des umfangreichen Projektes wurde ein externer Dienstleister beauftragt. Dieser unterstützt u. a. bei:

• der Projektplanung- und Projektsteuerung,
• der technischen Einrichtung der Microsoft-365-Umgebung,
• der Entwicklung von Nutzungskonzepten sowie
• der Begleitung der Einführung in der Verwaltung.

Durch das vorhandene Know-how wird sichergestellt, dass die organisatorischen, technischen und rechtlichen Aspekte bei der Einführung berücksichtigt und umgesetzt werden.

5. Kosten und Finanzierung

Für die Einführung von M365 entstehen Kosten insbesondere in den Bereichen

• Projektbegleitung durch Externe
• Microsoft-365-Lizenzen für die Mitarbeitenden sowie
• ggf. weitere Unterstützungsleistungen um Rahmen der Einführung.

Die erforderlichen Haushaltsmittel in Höhe von insgesamt 140.000,00 Euro wurden im Haushalt für das Jahr 2026 im Produkt 1110100 EDV und 4221002 Wartung EDV eingeplant bzw. werden im Rahmen der weiteren Projektplanung konkretisiert.

6. Weiteres Vorgehen

Im weiteren Projektverlauf sind unter anderem folgende Schritte vorgesehen:

• Weitere technische Einrichtung der Microsoft-365-Umgebung
• Abstimmung von Nutzungsregelungen und organisatorischen Rahmenbedingungen
• Schulung und Information der Mitarbeitenden
• schrittweise Einführung der Anwendungen in der Verwaltung

Es wird weiterhin über Projektfortschritte berichtet.