ALLRIS®net
Bürgerinformationssystem Stadt Sehnde
Vorlage - 2026/0862
 |
 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Beschlussvorschlag:a) Der Fachausschuss Finanzen, Steuerung, Innere Dienste empfiehlt, die Beschlüsse zu c) zu fassen.
b) Der Verwaltungsausschuss schlägt vor, die Beschlüsse zu c) zu fassen.
c) Der Rat fasst folgende Beschlüsse:
Sachverhalt:Gemäß § 128 NKomVG hat die Stadt für jedes Haushaltsjahr einen Jahresabschluss nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung klar und übersichtlich aufzustellen. Im Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen sowie die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune darzustellen.
Die Prüfung des Jahresabschlusses 2024 wurde vom Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde gemäß der §§ 155 und 156 NKomVG durchgeführt.
Der Bereich der technischen Prüfung wurde bis 2023 gemäß Vereinbarung durch das Rechnungsprüfungsamt der Region Hannover wahrgenommen. Ab dem Haushaltsjahr 2024 werden die Ergebnisse der technischen Prüfungen Bestandteil dieses Prüfberichts und es wird keine gesonderte Unterrichtung geben.
Das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses 2024 des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Sehnde ist in dem dieser Beschlussvorlage beigefügten Schlussbericht enthalten. Insgesamt bleibt festzuhalten, dass der Jahresabschluss zum 31.12.2024 sowie die Buchführung nach pflichtgemäßer Prüfung den Rechtsvorschriften entspricht. Die Finanz-, Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität werden im Jahresabschluss entsprechend den tatsächlichen Verhältnissen dargestellt. Bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen wurde nach der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren.
Das Haushaltsjahr 2024 schließt mit einem Fehlbetrag in Höhe von 6.323.933,48 € ab. Dieser teilt sich in einen Fehlbetrag aus dem ordentlichen Ergebnis von 6.630,311,35 € und in einen Überschuss aus dem außerordentlichen Ergebnis in Höhe von 322.799,82 € auf. Der Jahresabschluss 2024 mit der Gesamtergebnisrechnung, der Gesamtfinanzrechnung und der Bilanz ist dieser Vorlage beigefügt.
Stellungnahme des Bürgermeisters zum Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2024:
Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Sehnde hat am 29.07.2026 den Schlussbericht über die Jahresabschlussprüfung zum 31.12.2024 vorgelegt. Dieser stellt in erster Linie auf die Richtigkeit der Rechnungslegung im Jahresabschluss 2024 und bildet das Ergebnis der Prüfungsarbeiten des Rechnungsprüfungsamtes ab.
Im Anschluss an die Erstellung des Schlussberichtes nimmt der Bürgermeister, soweit erforderlich, Stellung zu den Prüfungsbemerkungen. Die Stellungnahme des Bürgermeisters ist, wie der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes, Bestandteil des Jahresabschlusses.
Der Schlussbericht zum Jahresabschluss 2024 weist erläuterungsbedürftige Bestandteile auf, zu der wie folgt Stellung genommen wird:
Prüfungsbemerkung 1 - Vergabewesen In Einzelfällen wurden hierbei die vergaberechtlichen Vorschriften nicht beachtet.
Stellungnahme: Die Mitarbeitenden, die mit der Durchführung von Vergabeverfahren betraut sind, wurden erneut und mit Nachdruck darauf hingewiesen, dass sämtliche vergaberechtlichen Vorschriften und Vorgaben ohne Ausnahme strikt einzuhalten sind. Dies umfasst alle rechtlichen Bestimmungen, Verfahrensregeln und Compliance-Anforderungen, die im Rahmen des Vergabeprozesses gelten. Ziel dieser erneuten Erinnerung ist es, sicherzustellen, dass alle Vergaben transparent, rechtssicher und ordnungsgemäß abgewickelt werden, um Fehler zu vermeiden und rechtssicher zu handeln. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist von zentraler Bedeutung für die Integrität und Nachvollziehbarkeit der Vergabeverfahren.
Prüfungsbemerkung 2 - Vergabewesen Kita Ladeholz Mietvertrag vs. Bestellbau Aus Sicht des Rechnungsprüfungsamts liegt somit ein Bestellbau vor und es hätte im Vorfeld ein entsprechendes Verfahren stattfinden müssen. Am bedauerlichsten ist jedoch, dass im Vorfeld weder das örtliche Rechnungsprüfungsamt noch das für technische Prüfung beauftragte Rechnungsprüfungsamt der Region Hannover eingebunden wurde oder eine anderweitige Abklärung vergaberechtlicher Fragen stattgefunden hat. Dies gilt sowohl für das Verfahren als auch für die eingangs erwähnte Beschlussdrucksache.
Im Prüfungsjahr wurde der finale Mietvertrag zur Kita „Ladeholz“ in der Friedrich-Ebert-Straße geschlossen. Der hierzu geschlossene Mietvertrag wurde im Vorfeld dem Rat in nichtöffentlicher Drucksache zum Beschluss vorgelegt. Grundsätzlich werden Mietverträge auch nicht vom Vergaberecht erfasst. Im vorliegenden Fall liegen jedoch eine Vielzahl von Indikatoren vor, die darauf schließen lassen, dass es sich um einen sog. Bestellbau handelt. Ein Bestellbau liegt immer dann vor, wenn - ein noch nicht vorhandenes Gebäude - für die wirtschaftliche Nutzung eines öffentlichen Auftraggebers - unter erheblicher Einflussnahme des Auftraggebers geplant, gebaut und dann vermietet wird. Alle genannten Tatbestandsmerkmale können im vorliegenden Fall aufgrund der Herstellungshistorie bejaht werden. Der Umstand, dass ein Gebäude erstellt wurde, dass aufgrund seiner baulichen Gestaltung als Kindertagesstätte ausschließlich zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben dient unterstreicht diese Annahme.
Stellungnahme: Aufgrund der kurzfristig wegen Statik-Problemen erforderlichen Räumung der „Kita Ladeholz“ an der „Ladeholzstraße“ Ende Oktober 2019 und einem nur für einen möglichst kurzen Zeitraum geplanten Betreuungsangebots in mobilen Raumeinheiten auf dem Grundstück hinter der „Sporthalle Breite Straße“ war eine rasche Entscheidung über die zukünftige Unterbringung der zu dieser Zeit größten Kita im Stadtgebiet Sehnde erforderlich.
Über das Vorgehen zur Herstellung einer neuen „Kita Ladeholz“ hat der Rat der Stadt Sehnde in seiner Sitzung am 18.06.2020 einen Beschluss zu einem Strategiepapier (2020/0747) gefasst. In diesem Beschluss wurde bereits festgelegt, dass ein Neubau als sechsgruppige Kita im Baugebiet „Friedrich-Ebert-Straße“ durch einen Investor mit anschließendem Kauf, Mietkauf oder einer Anmietung erfolgen soll. Damit wurde festgelegt, dass die Realisierung der Baumaßnahme nicht auf einem städtischen Grundstück und somit in Abstimmung mit der Grundstückseigentümerin und dem von dort beauftragten Bauunternehmen erfolgen wird.
Mit der Beschlussvorlage 2022/0108 hat der Rat den städtebaulichen Vertrag beschlossen, in dem auch die Realisierung einer Kita festgeschrieben worden ist. In der Beschlussvorlage 2022/0155 wurden zur Größenordnung der Kita Festlegungen getroffen.
Die Herrichtung von Räumen für eine Kindertagesbetreuung unterliegt klaren Vorgaben des Nds. Kultusministeriums, weshalb auch beim Bau durch Dritte entsprechende Standards einzuhalten sind. Die Durchführung einer Vergabe der Baumaßnahme war aufgrund der Eigentumsverhältnisse für das vom Rat ausgewählte Grundstück nicht möglich. Aus diesem Grund erfolgte die Realisierung durch ein von der Grundstückseigentümerin beauftragtes Bauunternehmen mit anschließender Anmietung der Räume sowie des Außenspielbereiches durch die Stadt Sehnde.
Prüfungsbemerkung 3 - Steuerung Die Kosten- und Leistungsrechnung wurde nicht vollständig nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen entsprechend den örtlichen Bedürfnissen zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit eingesetzt. […] Im Prüfungsjahr waren keine Bemühungen zu erkennen, die Kosten- und Leistungsrechnung auszuweiten, zum Zeitpunkt der Prüfungen wurden erste Maßnahmen ergriffen, um ein Konzept zur Ausweitung der KLR zu erstellen. […] Die Ergebnisse des Berichtswesens sind äußerst lückenhaft und lassen nur bedingt Rückschlüsse auf die Entwicklung des laufenden Haushaltsjahres zu. Bislang ist kaum erkennbar, dass Erkenntnisse aus dem Berichtswesen in die Haushaltsplanung einfließen, was zu weiterhin großen Abweichungen zwischen Planansätzen und Ist-Ergebnissen führt.
Ziele und Kennzahlen wurden nicht zur Grundlage von Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle des jährlichen Haushalts genutzt. Weder das unterjährige Berichtswesen noch Ziele und Kennzahlen wurden erkennbar von den Produktverantwortlichen zur Planung und Steuerung genutzt, vielmehr ist noch immer keine transparente und systematisierte Haushaltsüberwachung erkennbar. Stellungnahme: Die Einführung einer gesetzlich vorgeschriebenen, flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung stellt eine äußerst komplexe und vielschichtige Herausforderung dar, die sich nicht innerhalb kurzer oder mittelfristiger Zeiträume umsetzen lässt. Aufgrund dieser Komplexität war es bislang nicht möglich, eine solche umfassende Kosten- und Leistungsrechnung vollständig aufzubauen und zu etablieren.
Derzeit wird intensiv an der digitalen Implementierung der Kosten- und Leistungsrechnung innerhalb der Finanzsoftware Infoma NewSystem gearbeitet. Dieses System soll zukünftig eine effiziente und transparente Erfassung sowie Auswertung der Kosten- und Leistungsdaten ermöglichen. Ergänzend dazu werden den Fachdiensten im Rahmen des Controllings regelmäßig detaillierte Berichte bereitgestellt, die eine kontinuierliche Kontrolle und Überwachung der Entwicklung der Erträge und Aufwendungen gewährleisten. Dies dient der besseren Steuerung und Optimierung der finanziellen Ressourcen in den jeweiligen Fachdiensten.
Im Zuge dieser Maßnahmen wurde ein umfassendes strategisches Handlungskonzept entwickelt, das vom Rat der Stadt Sehnde mit Zustimmung zur Kenntnis genommen wurde. Dieses Konzept bildet die Grundlage für die weitere Vorgehensweise und muss nun mit Nachdruck und konsequentem Engagement umgesetzt werden, um die angestrebten Ziele einer flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung langfristig zu erreichen.
Prüfungsbemerkung 4 – Fristen zum Jahresabschluss Die gesetzlichen Vorschriften für die Fristen zum Jahresabschluss und zur Vorlage im Rat wurden somit nicht eingehalten. Eine angemessene Prüfung des Abschlusses zur fristgerechten Vorlage war somit faktisch unmöglich.
Stellungnahme: Aufgrund von krankheitsbedingten Ausfällen und eingeschränkten Personalressourcen war die Herausforderung der Einhaltung der gesetzlichen Fristen nicht umsetzbar. Die Bedeutung einer angemessenen und fristgerechten Erstellung der Jahresabschlüsse und der damit verbundenen fristgerechten Prüfung ist dem Fachdienst Finanzen überaus bewusst. Es wird intensiv daran gearbeitet, die Prozesse zu optimieren, um zukünftige Jahresabschlüsse ab dem Jahr 2026 termingerecht und ordnungsgemäß vorzulegen.
Prüfungsbemerkung 5 – Fristen zum Jahresabschluss
Es ist allerdings auch festzustellen, dass in einigen wesentliche Bereiche die in 2019 begonnen rollierende Inventurprozess noch immer nicht umgesetzt wurde. Für diesen Bereich kann lediglich festgestellt werden, dass die Bilanzwerte den Buchwerten entsprechen. Eine Richtigkeit der Buchwerte wird ausdrücklich nicht bestätigt. Stellungnahme: Zur nachhaltigen Sicherstellung der rollierenden körperlichen Inventur werden bereits zusätzliche Personalkapazitäten bereitgestellt. Diese personellen Ressourcen sollen insbesondere dazu dienen, im Bereich der Grundstücke und Gebäude und Korrektheit und Verlässlichkeit der Buchwerte zu überprüfen und zu bestätigen.
In den überwiegenden Teilen der Fachdienste ist die rollierende körperliche Inventur bereits erfolgreich implementiert und fest etabliert. Durch diese Maßnahmen wird eine kontinuierliche und präzise Bestandaufnahme gewährleistet, die zur Transparenz und Genauigkeit der Vermögenswerte beiträgt.
Prüfungsbemerkung 6 – Beteiligungsakten Für die ausgewiesenen einzelnen Gesellschaften waren keine Beteiligungsakten angelegt. Es wird empfohlen Akten für jede Beteiligung anzulegen, aus welcher die Historie und die Verbindungen hervorgehen, um sich von individuellen Einzelwissen unabhängig zu machen.
Stellungnahme: Die Unterlagen werden aktuell in getrennten Ordnern abgelegt: Zum einen finden sich dort Dokumente zur Gründung und wichtige Entscheidungen, zum anderen Berichte über die Ergebnisse. Somit sind alle Akten vorhanden und können bei Bedarf eingesehen werden.
Der Hinweis des Rechnungsprüfungsamtes wird jedoch vom Fachdienst Finanzen beachtet, so dass zukünftig für jede Beteiligung die Akten nach den Vorgaben angelegt werden. Im Zuge der Digitalisierung der Verwaltung ist geplant, die Beteiligungsakten mit dem bereits eingeführten Dokumentenmanagementsystem zu digitalisieren. Es werden hierbei die bisherigen Papierakten zum nächstmöglichen Termin zusammengeführt und migriert. Dies soll mit einer Unterstützung anderer Organisationseinheiten erfolgen.
Prüfungsbemerkung 7 – Abweichungen von der Haushaltsplanung zum Jahresergebnis Das Jahresergebnis und die Haushaltsplanung differieren weiterhin erheblich. Zu beobachten ist hier ein Absinken der Erträge zum Vorjahr, wenn auch noch deutlich geringer als in der Planung prognostiziert. Wie bei allen vorausgehenden Jahresabschlüssen muss jedoch erneut festgestellt werden, dass die geplanten Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen nicht die im Plan prognostizierten Werte erreichten. Die Planunterschreitung ist sogar so groß, dass alle Planüberschreitungen in den anderen Positionen hierdurch überkompensiert werden. Wenn auch das Haushaltsjahr mit einem Defizit von rund 6,6 Millionen Euro abschließt, so liegt dies doch weit von dem prognostizierten Defizit von über 12,6 Millionen Euro. Leider konnten die prognostizierten außerordentlichen Erträge nicht annähernd in der geplanten Höhe erzielt werden, so dass der Gesamthaushalt mit einem Defizit von rund 6,6 Millionen Euro knapp unter dem planerischen Defizit von rund acht Millionen Euro bleibt. Auffällig bleibt die erhebliche Abweichung von Plan zu Ist. Im FHH spiegelt sich im Wesentlichen die beschriebene Entwicklung des EHH wieder. Stellungnahme: Die Haushaltsplanungen für 2024 im Doppelhaushalt 2023/2024 erfolgten auf den in 2022 vorliegenden Erkenntnissen.
Steuerausfälle bei der Grundsteuer B konnten durch nicht planbare Mehrerträge bei der Gewerbesteuer von rd. 3,24 Mio. € ausgeglichen werden. Diese Mehrerträge können u.a. auf weitere Nachveranlagungen aus den Corona-Jahren 2020 und 2021 zurückgeführt werden, da die Steuererleichterungen nicht mehr zum Tragen kamen.
Die Planungen der Haushaltsmittel für Strom und Heizung resultierten auf den Prognosen der Wirtschaftsverbände aufgrund des Angriffskrieges auf die Ukraine und der damit verbundenen Energiekrise und angenommenen Versorgungsengpässen. Die Prognosen waren für 2024 nochmals deutlich schlechter als für das Haushaltsjahr 2023. Die Versorgungsengpässe und damit verbundene Preissteigerungen sind so tatsächlich nicht eingetreten. Für Strom- und Heizungsaufwendungen wurden rd. 2,6 Mio. € an Haushaltsmitteln nicht verbraucht.
Der Verkauf der Baugrundstücke des Baugebietes Rethmar-West konnte aufgrund verzögerter Erschließungsarbeiten nicht so umgesetzt werden wie geplant. Dies hat dazu geführt, dass die Baugrundstücke nicht in dem geplanten Zeitraum veräußert werden konnten.
Der Zeitplan zum Verkauf des Baugebietes Ilten wurde aufgrund umfangreicher Vorgaben der Region Hannover zur Durchführung von archäologischen Untersuchungen erheblich verzögert. Dies führte zu einer Verschiebung innerhalb des Zeitplans.
Unabhängig davon ist zukünftig darauf zu achten, dass die veranschlagten Mittel unter Berücksichtigung aller vorhandenen Ressourcen umsetzbar sind.
Prüfungsbemerkung 8– Liquiditätsplanung Es wurde eine Liquiditätsplanung zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit durchgeführt. Die Angemessenheit und Wirksamkeit wurden im Jahr 2024 geprüft. Es muss festgehalten werden, dass die Liquiditätsplanung Optimierungsbedarf aufweist, insbesondere da diese weitestgehend analog erfolgt und Regelungen der Dienstanweisung der Stadt Sehnde für die Finanzbuchhaltung und die Stadtkasse in der Praxis nicht vollständig umgesetzt werden. In 2024 kam es jedoch zu keinem nennenswerten Liquiditätsengpass.
Stellungnahme: Im Prüfungsbericht wird ausführlich beschrieben, dass die Liquiditätsplanung eine zentrale Aufgabe des Leiters des Fachdienstes Finanzen ist, die in enger Abstimmung mit der Kassenleitung erfolgt. Diese Planung wird grundsätzlich auf wöchentlicher Basis durchgeführt, um eine kontinuierliche Überwachung der finanziellen Mittel sicherzustellen. In Situationen mit erhöhtem Bedarf oder besonderen Anforderungen erfolgt die Liquiditätsplanung sogar täglich, um kurzfristige finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
Ein besonderes Augenmerk liegt dabei darauf, Dispositionskredite möglichst zu vermeiden, da diese mit hohen Zinsaufwendungen verbunden sind.
Im Rahmen der Prüfung wurde zudem der Hinweis des Rechnungsprüfungsamtes aufgenommen, die Dokumentation der Liquiditätsplanung zu verbessern. Um dieser Empfehlung gerecht zu werden, findet seit Anfang 2026 eine automatisierte Liquiditätsplanung statt. Dieses System ermöglicht eine regelmäßige, transparente und nachvollziehbare Dokumentation aller relevanten Liquiditätsdaten. Dadurch wird nicht nur die Nachvollziehbarkeit erhöht, sondern auch die Effizienz der Planung gesteigert, da manuelle Fehler reduziert und zeitnahe Anpassungen erleichtert werden.
Abschließend bestätigt das Rechnungsprüfungsamt, dass im Jahr 2024 keine größeren Liquiditätsprobleme aufgetreten sind. Dies unterstreicht die Wirksamkeit der bestehenden Liquiditätssteuerung und zeigt, dass die Maßnahmen zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit erfolgreich umgesetzt wurden.
Prüfungsbemerkung 9– Haushaltssicherung
Im Jahr 2024 wurde diese Thematik erneut aufgegriffen und die Verwaltung wurde gebeten zum Jahresabschluss eine abschließende Übersicht zu liefern und die Vollständigkeit zu bestätigen. Auch wenn zwischenzeitig Übersichten erstellt wurden liegt bis zur Beendigung der Jahresabschlussprüfung noch immer keine abschließende und bestätigte Übersicht vor. Aus diesem Grund muss daraus geschlossen werden, dass die Stadt Sehnde keinen vollständigen Überblick darüber hat welche geldwerten Vorteile in welcher Höhe an die Vereine ausgekehrt werden. Stellungnahme: Die Feststellung des Rechnungsprüfungsamtes, dass bislang keine abschließende und bestätigte Übersicht über die unentgeltlichen beziehungsweise vergünstigten Leistungen der Stadt Sehnde zugunsten der örtlichen Vereine vorgelegt werden konnte, ist zutreffend. Die Verwaltung erkennt an, dass eine vollständige und nachvollziehbare Darstellung dieser Leistungen erforderlich ist, um Transparenz über den Umfang der freiwilligen Förderung herzustellen.
Im Rahmen der Haushaltssicherung wurden dem Rat in den vergangenen Jahren wiederholt Vorschläge unterbreitet, die freiwilligen Leistungen zugunsten der Vereine moderat zurückzuführen. Diese Vorschläge fanden bislang keine politische Mehrheit. Der Rat hat damit zugleich die besondere Bedeutung des Ehrenamtes und insbesondere des Sports für das gesellschaftliche Zusammenleben in der Stadt Sehnde hervorgehoben.
Unabhängig von dieser politischen Grundsatzentscheidung bleibt es erforderlich, Art und Umfang der gewährten geldwerten Vorteile vollständig zu erfassen und transparent darzustellen. Die hierzu beauftragte Zusammenstellung ist aufgrund der Vielzahl und Unterschiedlichkeit der Leistungen sehr umfangreich. Neben unmittelbaren Zuschüssen sind insbesondere vergünstigte oder unentgeltliche Nutzungsüberlassungen, Sachleistungen sowie weitere indirekte Unterstützungsleistungen zu berücksichtigen und sachgerecht zu bewerten.
Die Bearbeitung betrifft im Wesentlichen die Fachdienste 1.3 und 2.3. In beiden Fachdiensten konnten die notwendigen Arbeiten bislang nicht abschließend durchgeführt werden. Im Fachdienst 1.3 waren die verfügbaren personellen Ressourcen aufgrund erheblicher Personalengpässe und längerfristiger Erkrankungen eingeschränkt. Im Fachdienst 2.3 erforderte insbesondere die Umsetzung des Rechtsanspruchs auf Ganztagsbetreuung eine vorrangige Bindung der vorhandenen Kapazitäten. Vor diesem Hintergrund mussten andere Aufgaben zeitweise zurückgestellt werden.
Die Verwaltung wird die noch ausstehende Erhebung und Prüfung fortführen und nach Abschluss eine vollständige Übersicht erstellen. Diese wird dem Rat in Form einer Informationsvorlage vorgelegt. Damit soll sowohl die vom Rechnungsprüfungsamt geforderte Transparenz hergestellt als auch eine belastbare Grundlage für künftige politische Entscheidungen über Art und Umfang der Vereinsförderung geschaffen werden.. Finanzielle Auswirkungen:
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
