Vorlage - 2026/0865  

a)      Der Verwaltungsausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Sehnde den Beschluss zu b) zu fassen

b)      Die Geschäftsordnung für den Rat, den Verwaltungsausschuss, die Ratsausschüsse und die Ortsräte wird in der dieser Beschlussvorlage beigefügten Fassung beschlossen.

Da die bisherige Regelung nicht mehr der aktuellen Praxis entspricht, ist die Geschäftsordnung in der Fassung vom 04.11.2021 mit folgenden Änderungen überarbeitet worden.

1. Papierlose Ratspost

Seit dem 12.12.2014 wird die Ratspost den Ratsmitgliedern elektronisch über das Ratsinformationssystem (RIS) zugestellt.

Allerdings werden weiterhin an derzeit 84 Gremienmitglieder (zugewählte Ausschussmitglieder sowie Ortsratsmitglieder) sämtliche Sitzungsvorlagen, Einladungen und Protokolle in Papierform zur Verfügung gestellt. Zusätzlich erhalten die Pressevertreter*innen die Unterlagen per Papierpost.

Der Druck und Versand dieser Unterlagen verursacht Kosten (u.a. Papier, Druck, Porto und Personalaufwendungen) und bindet Verwaltungsressourcen.

Im Hinblick auf die geänderten Postlaufzeiten findet aktuell die Versendung der Ratspost dienstags anstatt mittwochs statt.

Durch die „Dienstag-Vorverlegung“ reagiert die Verwaltung pragmatisch auf die Postlaufzeiten, verliert jedoch wertvolle Zeit für notwendige Ergänzungen der Ratspost.

Dies hat die zeitliche Umstellung der Ratspost seit Ende Februar gezeigt; es können oftmals aktuelle Änderungen aus den Fachausschüssen nicht zeitnah eingearbeitet werden, so dass nach der Postversendung am Dienstag weitere Sendungen erforderlich sind, die wiederum Kosten verursachen und Ressourcen binden.

Um eine effiziente Prozessoptimierung in diesem Bereich zu erzielen, steht hierzu die Nutzung des vorhandenen Ratsinformationssystems (RIS) als sehr gute Alternative zur Verfügung:

1.  Alle Mandatsträger*innen können mit Hilfe des RIS wesentlich schneller und effektiver am Versandtag informiert werden, verzögerte oder ausbleibende Postzustellungen würden vermieden.

2. Der aufwendige und zeitintensive Papierversand verbunden mit Druckkosten würde wegfallen.

3. Die Mandatsträger*innen hätten jederzeit und insbesondere zeitnah Zugriff auf die Sitzungsunterlagen, Niederschriften.

2. Digitale Endgeräte

Für die Nutzung des Ratsinformationssystems (RIS) ist ein digitales Endgerät (Tablet/PC) erforderlich. Die den Ratsmitgliedern bislang kostenlos zur Verfügung gestellten Tablets, die lediglich die Nutzung des Ratsinformationssystems zulassen, wurden für die Dauer einer Wahlperiode genutzt. Danach werden sie gegen neuere Geräte ausgetauscht.

Für die kommende Wahlperiode 2026/2031 sollten in diesem Jahr erneut Tablets beschafft werden. Die Kosten würden sich pro Gerät auf rd. 800 Euro belaufen. Die Gesamtkosten würden allein für die Beschaffung mindestens rd. 27.000 Euro betragen. Zusätzlich würden Kapazitäten durch den Support entstehen.

Vor dem Hintergrund der Haushaltslage der Stadt Sehnde soll die Zurverfügungstellung der Tablets an Ratsmitglieder ab dem 01.11.2026 vollständig eingestellt werden:

Allein seit den Einschränkungen der Corona-Pandemie nutzen die Menschen verstärkt moderne Kommunikationswege über digitale Endgeräte, sodass davon auszugehen ist, dass diese mittlerweile zur persönlichen Grundausstattung aller Gremienmitglieder gehören.

Im Hinblick auf die Vermeidung umweltbelastender Entsorgung alter digitaler Endgeräte sowie des lfd. Supports durch die Verwaltung würden hier erhebliche Ressourcen eingespart werden.

Daher ist vorgesehen, den Ratsmitgliedern ab der Wahlperiode 2026/2031 keine digitalen Endgeräte mehr zur Verfügung zu stellen. Dieses Verfahren soll ebenfalls für zugewählte Ausschussmitglieder und die Ortsratsmitglieder gelten.

Für die Nutzung der I-Pads ist ein WLAN notwendig. Während in den Sitzungsräumen des Rathauses in Sehnde WLAN vorhanden ist und Dokumente online abgerufen werden können, muss bei Sitzungen außerhalb von den Gremienmitgliedern selbständig sichergestellt werden, dass die Inhalte der Beschlussvorlagen durch vorheriges Herunterladen abrufbar sind. Daher ist von den Gremienmitgliedern selbständig sicherzustellen, dass die Inhalte der Sitzungsvorlagen durch vorheriges Herunterladen abrufbar sind oder durch das Nutzen eines Hotspots darauf online zugegriffen werden kann.

Für die Nutzung der eigenen Endgeräte erhalten Mandatsträger*innen eine einmalig zu zahlende Aufwandsentschädigung. Diese wird bis drei Monate nach Beginn der jeweiligen Wahlperiode gezahlt und ist in der Satzung zur Regelung der Aufwandsentschädigung und des Auslagen- und Verdienstausfallersatzes für Ratsmitglieder und sonstige ehrenamtlich Tätige der Stadt Sehnde geregelt.

Aus diesem Grunde schlägt die Verwaltung vor, die Geschäftsordnung für den Rat, den Verwaltungsausschuss, die Ratsausschüsse und die Ortsräte der Stadt Sehnde zur neuen Wahlperiode ab 01.11.2026 entsprechend anzupassen:

1. Alle Sitzungsdokumente werden den Rats-, Ortsrats- und Ausschussmitgliedern in elektronischer Form im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt.

2. Die/Der Bürgermeister*in lädt die Rats-, Ortsrats- und Ausschussmitgliedern nur noch elektronisch unter Mitteilung der Tagesordnung ein.

3. Ein Hinweis, dass eine Einladung in Allris hinterlegt ist, wird per Email übersandt. Über Ausnahmen entscheidet die/der Bürgermeister*in. Einzelne Dokumente können aufgrund der Entscheidung der Bürgermeisterin/ des Bürgermeisters in Papierform zur Verfügung gestellt werden (z.B. der Haushaltplan). Für alle anderen Gremien sollen diese Regeln entsprechend gelten.

4. Rats- und Ortsratsmitglieder sowie zugewählte Mitglieder in Fachausschüssen, erhalten für die Nutzung ihres eigenen digitalen Endgerätes eine in der Wahlperiode einmalig zu zahlende Aufwandsentschädigung.

Die beabsichtigte Änderung der Geschäftsordnung ist als Anlage beigefügt.

Muster-Geschäftsordnung